CenterDevice für Fotografen

Unfassbar schnell arbeiten und Wissen optimal organisieren: Kreative und Freiberufler setzen auf die funktionalen Möglichkeiten von CenterDevice – heute ein Beispiel aus der Architekturfotografie

Philip Kistner, Architekturfotograf und Vorstandsbeirat im Bundesverband Architekturfotografie e.V. nutzt CenterDevice seit einigen Jahren als Universal-Archiv und setzt ganz auf die Volltextsuche. Für die dynamische Weiterentwicklung von Funktionen und das einfache Preissystem vergibt er Pluspunkte. „Ausschlaggebend für meine Wahl war, dass CenterDevice ein deutscher Dienst ist mit gutem und persönlichem Support, auch finden Anregungen zu neuen Features hier Gehör“.

Wie arbeitet der international agierende Architekturfotograf mit Sitz in Düsseldorf mit CenterDevice?

Im Laufe der vergangenen Jahre hat Philip Kistner seine gesamte Buchhaltung und sein Archiv (Büro, Verträge, Freigaben, Wissensdatenbank) digitalisiert und papierlos gestaltet. Der Architektur- und Messefotograf ist beruflich viel unterwegs und konnte mit CenterDevice zahlreiche Prozesse deutlich verbessern

Volltextsuche statt verschachtelter Ordnerstruktur

„Am meisten freut mich, dass es ein zentrales Archiv gibt, bei dem ich von überall her Zugriff habe. So kann ich beispielsweise bei einer spontanen Frage innerhalb von Sekunden das richtige Dokument in CenterDevice finden. Alle Daten sind nur nach Datum und Beschreibung sortiert und ich verlasse mich vollkommen auf die Volltextsuche. Das Schöne daran: ich muss kaum etwas sortieren, sondern nur in ‚Beruflich‘, ‚Privat‘, ‚Wissen‘, ‚Öffentlich‘ unterscheiden, die Dokumente in die Sammlung laden und bin fertig. Das ist minimaler Aufwand.“

Philip Kistner empfindet die „chaotische“ Sortierung sogar als logischer, da die klassischen Probleme der ordnerbasierten Sortierung nicht mehr aufkommen. Ein Beispiel: Gehört der Bescheid der KFZ-Versicherung zu „Versicherungen“ oder zu „KFZ“? Heute sucht er einfach die Typenbezeichnung des Autos und finde alle Dokumente.

Zusammenarbeit mit dem Steuerberater

Auch die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater hat sich für Philip Kistner sehr vereinfacht: „Ich stelle einen passwortgeschützten Link pro Jahr zur Verfügung und der Steuerberater findet ohne Rückfragen jeden Beleg zu jeder Buchung.“ Auch hier funktioniert die OCR bestens: „Trotz meiner ‚chaotischen‘ oder sporadisch-schnellen Sortierung finden sogar externe Dritte wie der Steuerberater alle Dokumente innerhalb von Sekunden, auf die Volltextsuche ist absolut Verlass“.

Papierlos arbeiten bringt mehr Raum für Kreativität

Seit der Fotograf CenterDevice nutzt, hat sich sein Platzbedarf im Büro minimiert – für Unterlagen in Papierformat braucht er nur einen einzigen Aktenordner. Sein Arbeitsumfeld hat dadurch auch optisch gewonnen, von der Kostensituation ganz zu schweigen: „Wenn man bedenkt, dass ein Neubau heutzutage mehrere tausend Euro pro Quadratmeter kostet, muss man sich schon fragen, ob man wirklich den Gegenwert einer Klein-Immobilie als Lagerfläche für ein Papierarchiv verschwenden will.“

Prozessoptimierung in der Architekturfotografie

In seinem Fokusbereich, der Architekturfotografie, arbeitet Kistner in Düsseldorf, Köln und weltweit – wer viel unterwegs ist, braucht verlässliche Abläufe: „Meine Arbeit ist durch eine Vielzahl wiederkehrender Prozesse geprägt – dazu gehört beispielsweise die Bereitstellung einer Checkliste für Produktionen aus dem Bereich Architekturfotografie. Hierfür habe ich Briefvorlagen mit öffentlichen Links zu CenterDevice erstellt. Wenn sich das Dokument verändert, lade ich eine neue Version hoch, jede Briefvorlage kann aber unverändert beibehalten und weiterverwendet werden – die Neuerungen sind versioniert und aktuell verlinkt. Das minimiert Fehlerquellen.“

Wissensdatenbank – alles sofort finden

Wissen ist wertvoll, sofern es zur Verfügung steht, wenn man es braucht. Wissenswertes organisiert Philip Kistner in CenterDevice. In einer Wissensdatenbank, (einer Sammlung mit dem Titel „Wissen“) archiviert er alle relevanten PDFs zu Themen aus dem Bereich Architekturfotografie, Urheberrecht, Marketing, interessante Beispielangebote, Vortragsmitschriften, Veröffentlichungen, etc. Taucht im Alltag eine Frage auf, findet er auch hier innerhalb von einer halben Minute oft die richtige Antwort.

Zugriffskontrolle und sicherer Umgang mit sensiblen Daten

Dass sich mit CenterDevice Zugriffsrechte steuern lassen, ist gerade für Berufsfotografen eine hilfreiche Funktion – auch Philip Kistner schätzt und nutzt sie:

Möchte er interessierten Neukunden Übersichten von Bildern zur Verfügung stellen, dabei aber gleichzeitig verhindern, dass diese heruntergeladen werden, kann er in CenterDevice steuern, ob und bis wann ein Dokument oder eine Sammlung angesehen werden kann oder heruntergeladen werden darf, wie lange der Link gültig oder ob die Anzahl der Downloads beschränkt ist. „Das ist bei kritischen Daten sehr hilfreich und gibt einfach ein gutes Gefühl.“

CenterDevice in der Architekturfotografie – die Vorteile

• Zentrales Archiv mit verlässlicher Volltextsuche
• Zeitsparende Organisation aller Dokumente, denn auf die Volltextsuche ist Verlass
• Prozessoptimierung – Aktualität durch Versionierung
• Organisation wiederkehrender Prozesse mit Vorlagen und Routinen. Die Datenpflege ist einfach und aktuell durch die Versionierung
• Wissensdatenbank – wichtiges sofort finden
• Alles, was wichtig erscheint ist in CenterDevice gut aufgehoben und jederzeit wieder auffindbar
• Zugriffskontrolle / sicherer Umgang mit sensiblen Daten
• Arbeitsproben, Bildersammlungen und Exposés können nur zur Ansicht oder zum einmaligen Download geteilt werden