Metadaten in CenterDevice und Metadaten-Formulare

Neue Funktion: Metadaten

In der Detailansicht eines Dokuments befindet sich ein neuer Reiter für „Metadaten“. Dort können Sie neue Metadaten hinzufügen, sowie bestehende Metadaten editieren oder löschen.

Was sind Metadaten?

Metadaten sind Informationen, die das Dokument „begleiten“. Sie können diese als zusätzliche Informationen am Dokument abspeichern. Über Metadaten können Dokumenten also zusätzliche Eigenschaften zugeordnet werden, um sie besser wiederzufinden, zu organisieren und zu speichern.

Im How to: „Metadaten in CenterDevice“ erfahren Sie, wie Sie Metadaten hinzufügen, bearbeiten oder löschen können.

Außerdem zeigen wir Ihnen, wie Sie durch Metadatenformulare enorm viel Zeit bei der Vergabe von Metadaten sparen.

Wofür brauche ich Metadaten?

Neben den Informationen, die sich direkt im Dokument befinden und die über den Volltext auffindbar sind, gibt es noch andere Werte, die Sie Dokumenten und Dateien zuweisen können.

Neben Textfeldern (Land, Autor, Informationen zum Inhalt u.v.m) können Sie auch Felder vom Typ Zahl (zum Beispiel die Rechnungsbetrag) und vom Typ Datum (wie Rechnungsdatum) vergeben.

Über die Suchfilter können Sie Dokumente nach Metadaten filtern. Dazu können Sie ein oder mehrere Metadatenfilter setzen, bearbeiten und wieder löschen. Bei Text- und Zahlenfeldern wird eine Filterung nach exakten Werten unterstützt, bei Datumsfeldern ist die Angabe eines Zeitraums möglich.

Beim Tippen werden im Suchfeld Vorschläge für alle bekannten Werte von Text-Metadatenfeldern gemacht.

Ihre gefilterten Suchen können Sie mit einem Klick als „intelligente Sammlung“ speichern: Passt ein neues Dokument auf die Kriterien, erscheint das Dokument in Ihrer Sammlung.

In Zukunft wird für Zahlenfelder auch eine Filterung mit Unter- und Obergrenzen unterstützt werden. So können Sie sich Rechnungen ab einem bestimmten Betrag anzeigen lassen.

Metadatenformulare

In diesem Video sehen Sie, wie Sie durch Metadatenformulare enorm viel Zeit bei der Vergabe von Metadaten sparen.

Häufige Fragen (FAQs)

Muss ich die Metadaten extra aktivieren?
Nein, die Funktion Metadaten ist ohne zusätzliche Aktivierung für Ihren Account verfügbar.

Wer kann die Metadaten sehen?
Jeder Administrator, sowie interne und externe Nutzer in CenterDevice können Metadaten sehen.

Wer kann die Metadaten hinzufügen?
Jeder Administrator, sowie interne und externe Nutzer in CenterDevice können Metadaten hinzufügen.

Wer kann Metadaten bearbeiten/verändern?
Jeder Administrator, sowie interne und externe Nutzer in CenterDevice können Metadaten bearbeiten/verändern.

Kann ich Metadaten bearbeiten ?
Für vergebene Metadaten können Sie die Werte verändern.

Kostet die Funktion extra?
Nein, die Funktion Metadaten ist ohne zusätzliche Kosten nutzbar.