Neulich habe ich meinen Desktop aufgeräumt und neu sortiert. Ich habe ein Dokument geöffnet und im selben Moment fiel mir siedend heiß ein, dass die Deadline für diesen Artikel schon vor zwei Tagen war.

Als ich die Datei gespeichert habe, dachte ich mir noch: Klar, liegt auf dem Desktop, natürlich denke ich daran. Aber Pustekuchen, ich hab‘s vergessen.

Wie schön wäre es also, wenn ich mich automatisch an Dokumente erinnern lassen könnte? Termine, klar, dafür kennen wir die Erinnerungen alle. Aber eine Erinnerung für ein Dokument, das wäre was!

Ich denke da auch im Besonderen an Verträge für Miete, Wartung oder Dienstleistungen. Fast alle Verträge heute sind Abos und Laufzeitverträge. Die Kündigungszeiten sollten Sie nicht vergessen, je nach Abomodell und auslaufenden Rabatten können Sie bei rechtzeitiger Kündigung oder Prüfung viel Geld sparen!

Wie gut, dass CenterDevice genau dafür jetzt die Lösung entwickelt hat. Mit der neuen Funktion „Wiedervorlage“ geht nämlich genau das: Ich wähle ein Dokument aus, trage eine Erinnerung dafür ein, und bekomme genau zum richtigen Zeitpunkt eine E-Mail und eine optische Erinnerung in der Web-Anwendung, dass ich mich JETZT um dieses Dokument kümmern muss. Wie gut ist das denn?!

So einfach geht’s:

Die genaue Klick-für-Klick-Anleitung finden Sie auch in unserem Hilfeportal.

Die Funktion Wiedervorlage:

Sehen wir uns das mal genauer an: Angenommen, mein Unternehmen hat einen Dienstleistungsvertrag mit einem externen Kommunikationsberater abgeschlossen, mit einer Laufzeit von 6 Monaten. Nach Ablauf dieser Zeit möchten wir die Konditionen neu verhandeln.

Ich speichere also unseren Dienstleistungsvertrag in CenterDevice und klicke auf Wiedervorlage. Dann wähle ich das Datum und den Zeitpunkt aus, an dem ich erinnert werden will. Ins Kommentarfeld schreibe ich mir eine Notiz, zum Beispiel: „Konditionen prüfen“, dann speichere ich meine Wiedervorlage ab.

Zum eingestellten Zeitpunkt bekomme ich dann eine E-Mail, die mich daran erinnert, den Vertrag zu prüfen und gegebenenfalls nachzuverhandeln. Alle erforderlichen Informationen sind dann direkt im Dokument verfügbar: Kontaktdaten, Vertragsumfang, Konditionen… es ist alles da.

Das funktioniert auch hervorragend für

• Präsentationen für die Sie noch Material von der Kollegin brauchen, die gerade im Urlaub ist
• Notizen zu Kundenterminen, die Sie zur Vorbereitung nutzen wollen
• Artikel zu interessanten Themen, die Sie später lesen wollen
• das Probeabo der Fachzeitschrift, das sich nach drei Monaten in ein Jahresabo umwandelt

Die Erinnerungen zu den Wiedervorlagen können Sie jederzeit bearbeiten, neu terminieren oder löschen.

Und ich werde in Zukunft ich meine Artikel pünktlich fertig schreiben, ich lasse mich jetzt einfach daran erinnern!