Wie Sie jede Datei finden

Die ewige Suche nach Dokumenten! Warum dauert das oft so lange? Wie kann es sein, dass Sie bei Google das Weltwissen in Sekunden abrufbar haben, in Ihrem eigenen Unternehmen aber stundenlang nach der richtigen Datei in der richtigen Version suchen müssen?

Mögliche Gründe könnten sein:

Die Datei hat keinen “sprechenden” Dateinamen.
Das Dokument liegt nicht in der richtigen Version vor.
Das Dokument ist nicht am richtigen Ort abgelegt.
Die Ordnerstruktur ist unübersichtlich.
Das Dokument liegt am falschen Standort, auf den Sie von Ihrem jetzigen Arbeitsort keinen Zugriff haben.
… und vieles mehr.

Wie lösen wir dieses Problem jetzt?
Mit besseren Dateinamen? Nein, natürlich nicht! Damit erkennen Sie vielleicht schneller, ob Sie die richtige Datei gefunden haben, aber erst nachdem Sie sie gefunden haben. Die eigentliche Suche dauert fast genauso lang, solange Sie nicht wissen, wo Sie suchen müssen.

Die viel bessere Lösung ist eine Suchmaschine für Ihr komplettes Unternehmenswissen, die die Suche für Sie erledigt! Stellen Sie sich vor, Sie finden Ihr Dokument einfach über die Eingabe eines Stichworts – ganz genau so, als wenn Sie bei Google nach “Änderung Buchhaltung 2022” suchen. Dabei ist Ihnen doch auch egal, wie die genaue URL der Seite lautet, oder?

Dateien finden statt umständlich zu suchen

Noch schneller finden Sie Ihre Dateien, wenn Ihr Dokumentenmanagamentsystem Zusatzinformationen zu Ihrem Dokument speichern kann, z.B. Schlagworte oder Metadaten. Schlagworte – auch „Tags“ genannt – sind Wörter, die mir z.B. helfen, das Dokument einem Projekt zuzuordnen oder einen Kontext herzustellen (z.B. „Rohdaten“ oder „Sommer 2020“). Metadaten wiederum sind Daten, die mir etwas über den Inhalt des Dokuments verraten, z.B. den Ersteller oder eine Rechnungsnummer. Mit Hilfe solcher Zusatzinformationen finden Sie Dokumente noch viel schneller – manche unserer Kunden berichten uns, dass sie ihre Dokumente dreimal so schnell finden, seit sie Schlagworte und Metadaten verwenden.

Sie sehen, ich bin total begeistert von einer Dokumenten-Suchmaschine! Und ich bin mir sicher, wenn Sie und Ihre Mitarbeitenden auf ein System mit Volltextsuche für alle Dokumente (inklusive Bildern und gescannten PDF-Dateien!) umstellen, sind Sie mindestens so begeistert wie ich!

Praxistipp: Achten Sie darauf, dass Ihr Cloud-System eine Suchmaschine enthält, das Dokumente im Volltext durchsucht. Fortgeschrittene Systeme beherrschen auch die Suche in Bilder und eingescannten PDFs. Dann wird das Finden eines Dokuments so schnell und zuverlässig wie bei einer Google-Suche.

Um Ihnen all das zu ersparen und Orientierung zu bieten, haben wir ein E-Book geschrieben. Darin lernen Sie, worauf es bei einem modernen Dokumentenmanagementsystem wirklich ankommt und welche Funktionalitäten Sie unbedingt brauchen. Wir zeigen Ihnen ganz konkrete Lösungen für ganz konkrete Fragen, mit denen Sie viele Ihrer wichtigsten Prozesse enorm beschleunigen und dabei Ihre Nerven schonen. Außerdem lernen Sie, welche Anforderungen Sie an die Sicherheit Ihres Dokumentenmanagementsystems stellen sollten.

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