Arbeiten in der Cloud – mein Arbeitstag mit CenterDevice

Nie war es einfacher, Dateien über das Internet zu teilen, es finden sich zahlreiche Anbieter für den Dateiaustausch, die Bereitstellung und den Abruf von Dateien. Alternativ wird die Datei eben per E-Mail verschickt, kann man doch mal machen, oder?

Arbeiten in der Cloud. Einfach ja – aber auch sicher?

Das Problem dieser Übertragungswege ist die Sicherheit: Sie wissen nicht, welche unverschlüsselten Wege Ihre Datei auf dem Weg zum Empfänger nimmt. Bei E-Mails ist nicht nachzuvollziehen, ob sie unterwegs abgefangen, gelesen oder möglicherweise verändert wurden. Sie kennen weder die Sicherheitsstandards noch die Server, über die E-Mails geleitet und gespeichert werden. Achten Sie also jederzeit auf eine sichere, verschlüsselte Übertragung Ihrer Daten.

Die nachfolgenden Situationen begegnen mir täglich bei der Arbeit

• Mit meinen Kollegen muss ich Dateien austauschen, diese bearbeiten und Änderungen diskutieren.
• Kunden und Partner erhalten gelegentlich Informationen von mir: Produktinformationen, Screenshots, Videos oder Infografiken
• Interessenten und Messekontakten schicke ich Informationsmaterial, Videos und Fotos begleitet von einer persönlichen E-Mail
• Rechnungen und Lieferscheine erhalte ich häufig per E-Mail. Diese muss ich zur Weiterverarbeitung speichern und meinen Kollegen zur Verfügung stellen.
• Kunden und Kontakte möchten mir Dokumente zur Verfügung stellen – aber nicht per E-Mail.

Bestimmt kennen Sie das ein oder andere von Ihrer eigenen Arbeit. Haben Sie noch weitere Fälle, in denen Sie kollaborativ mit Dokumenten arbeiten müssen? Ich freue mich, wenn Sie mir eine Nachricht schreiben, gerne nehme ich Ihre Anregungen mit in unsere Tipps auf.

Hier also meine kleinen Workflows – für Sie zusammengestellt.

Austauschen, bearbeiten und diskutieren

Meine Kollegen sind alle als „interne Benutzer“ in unserem CenterDevice registriert. Muss ich Dateien teilen, ziehe ich diese einfach auf den Benutzernamen oder auf eine Benutzergruppe. Über Änderungen diskutiere ich direkt am Dokument und Überarbeitungen kann ich sofort als neue Version hochladen.

Das erspart mir nerviges E-Mail-Schreiben, fünf „Final-Final“-Versionen auf unserem Shared-Laufwerk und einfach eine Menge Zeit!

Stellen Sie Dateien zur Verfügung!

Für die Kunden und Partner, die gelegentlich Dateien erhalten sollen, habe ich eine Gruppe angelegt und alle Kunden und Partner als „Gäste“ zu dieser Gruppe eingeladen.
Möchte ich Dokumente bereitstellen, ziehe die Dokumente einfach auf diese Gruppe und alle Teilnehmer erhalten automatisiert eine kurze E-Mail, dass neue Inhalte bereitstehen. Das ist besonders praktisch für Kataloge, Preislisten und Produktinfos.

Ein schönes Beispiel, wie man diese Funktion nutzen kann, ist die digitale Ausgabe des „Softwerkers“ der codecentric AG. Die Online-Ausgabe erhält man als registrierter Nutzer noch vor der gedruckten Ausgabe direkt auf seinen Rechner oder sein Smartphone!
Ein Tipp: Diana Kupfer, Community Managerin bei der codecentric AG, hat für uns in einen Gastbeitrag über die Produktion des Softwerkers geschrieben!

Nachbereitung einer Messe

Für Veranstaltungen und zur Messenachbereitung lege ich eine Sammlung an, füge dort alle relevanten Informationen (Informationsmaterial, Videos, Screenshots) hinzu und erstelle einen externen Link auf diese Sammlung. Diesen Link schicke ich nach der Veranstaltung mit einer persönlichen E-Mail an meine neuen Kontakte.

Ein kleiner Zusatztipp: Auf meiner Visitenkarte habe ich einen QR-Code aufgedruckt, der gleich zu einer Sammlung mit Info-Dokumenten führt. So finden Interessierte direkt alle Infos gebündelt.

Dateianhänge, Rechnungen als PDF, Bilder und Präsentationen

Auch wenn es erfreulicher Weise immer weniger wird, einige Rechnungen, Lieferscheine, Infomaterial und Bilder bekomme ich immer noch als Dateianhänge von E-Mails. In diesem Fall ist es wirklich ganz einfach, die Daten in CenterDevice zu speichern:

Ich leite die E-Mail einfach an meine persönliche Upload-E-Mail-Adresse weiter. Über den Betreff kann ich gleich angeben, mit wem die Datei geteilt werden soll und welche Schlagwörter verwendet werden sollen.

Einfacher geht’s nicht!

Der Upload Link für Dateien

Noch einfacher ist es, wenn ich meinen Kunden und Zulieferern einen Link zur Verfügung stelle, über den sie mir Dateien zukommen lassen können. So vermeide ich einen überfüllten Posteingang, habe alle Dateien zentral gespeichert und kann sie auch direkt durchsuchen.

Dieser Upload-Link ist begrenzt auf 50 Dokumente (bis 2 GB Gesamtgröße) und Sie können die Gültigkeit selbst festlegen. Der Kunde ruft den Link auf und kann Dateien einfach auf die Webseite ziehen. Mir stehen die Daten dann sofort zur Verfügung.
Weitere Informationen zum Upload Link finden Sie hier.

Sie sehen: es ist nicht schwer, Dateien einfach und sicher zu teilen. Wie die Zusammenarbeit und Bearbeitung von Dateien mit „CenterDevice Desktop“ und „Scan-to-Cloud“ mit der iOS-App funktioniert, lesen Sie in unseren nächsten Blogbeiträgen!

Ich freue mich über Ihre persönliche Erfahrung zum sicheren Dateiaustausch und zur Zusammenarbeit!

//Beitrag überarbeitet am 18. April 2018