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Scannen, klassifizieren und speichern in der deutschen Cloud – mit CenterDevice und CenterScan
Mit unserer Business-Dokumentenmanagement- und Collaboration-Lösung lassen sich die Themen Dokumenten-Klassifikation und Dokumenten-Ablage professionell und sicher in der deutschen Cloud bewältigen. Erst kürzlich haben wir in unserem Blogbeitrag (CenterDevice und Kofax Capture – Integration out of the box) darüber geschrieben, wie einfach sich CenterDevice und Kofax Capture zur Erfassung von Dokumenten und zur Dokumenten-Klassifizierung integrieren lassen.
Integration für Scan-Infrastrukturen
Kofax Capture ist geeignet für Produktionsumgebungen, in denen massenhaft Dokumente gescannt und im Rahmen einer Scan-Infrastruktur verarbeitet werden. Auch wenn sich die Benutzeroberfläche von Kofax Capture angleichen lässt, von der Optik und Usability einer zeitgemäßen Cloud-Anwendungen wie z. B. CenterDevice ist dies deutlich entfernt.
Im Privatbereich und vielfach auch in Unternehmen kommen pragmatischere kleine Tisch-Scanner zum Einsatz, oft betrieben von begleiteten Anwendungen, die gescannte Dokumente unmittelbar im Datei-System ablegen. Die Organisation der Dokumente, wie Indizierung und Ablage, muss der Anwender selbst übernehmen.
CenterScan, eine Anwendung im Look & Feel von CenterDevice, ist eine integrierte Lösung für diese Szenarien: CenterScan ermöglicht die manuelle oder automatisierte Indizierung von Dokumenten und bietet eine sichere Ablage in der deutschen Dokumenten-Cloud CenterDevice.
Die Scanner-Integration CenterScan, die sich via CenterDevice-API nahtlos in CenterDevice integrieren lässt, wurde entwickelt von der codecentric AG.
Direkter Upload in einem Schritt
Die Anwendung CenterScan ist nutzbar von allen Scannern mit TWAIN oder WIA-Treibern. Ausgewählte Scan-Profile erlauben den direkten Upload gescannter Dokumente in CenterDevice-Sammlungen. Mit einem Schritt sind die digitalisierten Dokumente in der ausgewählten CenterDevice-Sammlung verfügbar, ocr-indexiert und im Volltext durchsuchbar.
Weitere Szenarien für die Anwendung der Scanner-Integration: Mit CenterScan können Dokumente optional auch zunächst indiziert und in frei gewählte Sammlungen abgelegt werden. Auch die Vergabe individueller Tags ist möglich. Optional können gescannte Seiten die Texterkennung durchlaufen, per Mouseklick kann ein Dokument um Ergebnisse aus der OCR (Attributwerte) angereichert werden.
Einige Screens der möglichen Anwendungs-Varianten:
Ist der Scanvorgang beendet, sind zunächst alle noch nicht nach CenterDevice hochgeladenen Dokumente sichtbar.
Per Doppelklick lässt sich ein Dokument zur Überprüfung/Indizierung öffnen.
Die möglichen Optionen einer Indizierung sind rechts sichtbar.
Aus „Sammlungen verwalten“ sind Sammlungen aus CenterDevice wählbar.
Unter „Tags verwalten“ lassen sich Tags aus CenterDevice wählen, Sie können auch neue Tags hinzufügen.
Mit „Attribute verwalten“ können Sie ein Dokument um weitere Metadaten anreichern. Geben Sie die Daten ein oder verwenden Sie die CenterScan-OCR, um Daten mittels Mouseklick als Wert zu übernehmen. Die über OCR erkannten Worte erscheinen in roter Markierung (siehe Beispiel unten: 1000003422):
Dokumente stehen auch hier unmittelbar nach dem Upload in CenterDevice in den angegebenen Sammlungen zur Verfügung (optional mit Tags und Attributen). Über die CenterDevice-Clients sind die Dokumente im Volltext durchsuchbar.
Die Scan-Parameter werden in CenterScan über die Optionen des TWAIN/WIA-Treibers eingestellt.
Einzelheiten, Tipps und Anwendungsfälle zu CenterScan sind im Handbuch ersichtlich, das Ihnen über den folgenden Link in CenterDevice zur Verfügung steht:
Jürgen Voss, codecentric, AG
Jürgen Voss unterstützt die Kunden der codecentric AG bei der Erfassung von Eingangsdokumenten, deren Klassifikation samt Datenextraktion und anschließendem Starten der Geschäftsprozesse. Die erfassten Dokumente werden dabei in Dokumentenmanagementsystemen (DMS) wie CenterDevice oder Archivsystemen sicher abgelegt. Dazu zählt auch die E-Mail-Archivierung und die Ablage über die SAP-Archivierungsschnittstelle ArchiveLink.
