Archivierung von Dokumenten einfach gemacht

Die Belege vom Tanken, die Rechnung für die neuen Büromöbel, die Papierquittungen und Lieferscheine – eine Flut an Papier erreicht uns Tag für Tag im Büro. Das Gute: Mit einem einfachen Konzept zur Archivierung von Dokumenten können Sie das Papier entsorgen und Ihre Dokumente digital in der Cloud speichern. 

Dokumente digital archivieren

Das ist ziemlich einfach! Sie scannen alles ein, was an Papier-Dokumenten anfällt und wir – damit meine ich die Cloud-Software CenterDevice – machen die ganze Arbeit im Hintergrund. 
Damit Ihr Archiv den gesetzlichen Vorgaben (GoBD, Revisionssicherheit, etc.) entspricht, sind ein paar Dinge zu beachten. Aber keine Sorge: Wir unterstützen Sie! 

So kommen Ihre Dokumente ins digitale Archiv

Schritt 1: Sie scannen alles ein. 
Schritt 2: Sie sind fertig. 

Klingt fast zu schön, um wahr zu sein? Ich zeige es Ihnen. Alles, was Sie brauchen, haben Sie schon: Ein Smartphone, ein Multifunktionsgerät, einen CenterDevice-Account. 
Sie haben noch keinen CenterDevice-Account? Hier können Sie sich kostenlos registrieren und unsere Cloud-Lösung 30 Tage kostenlos testen!

Die Vorteile

• Die Texterkennung erfolgt ganz automatisch, Ihr Scanner braucht keine OCR-Software. 
• Alle Dokumente sind synchron auf all Ihren Geräten verfügbar – egal ob auf dem Smartphone, Tablet oder Ihrem Rechner.
• Ihre Dokumente sind sicher archiviert und geschützt vor Veränderungen, und Sie halten die gesetzlichen Vorgaben zur Archivierung von Dokumenten ein.
• Die Volltextsuche ist unglaublich schnell. Sie finden jedes Dokument sofort wieder. 
• Nur ein paar Regeln sollten Sie einhalten, weiter müssen Sie sich keine Gedanken machen, denn die Software legt Ihre Dokumente direkt am richtigen Ort ab. 

Scannen mit dem Handy

Kassenbelege und Quittungen können Sie einfach mit dem Handy scannen, sofort, wenn Sie sie erhalten. Nutzen Sie eine externe Scan-App wie „Scanbot“ oder greifen Sie auf die integrierte Scan-Funktion der CenterDevice App zurück. 
Welche Schritte Sie zum Scannen mit dem Handy durchführen müssen, haben wir Ihnen in diesem How To zusammengestellt. 

Scannen mit dem Multifunktionsgerät

Der beste Scanner ist der, den Sie haben. Die meisten Scanner verfügen über die Möglichkeit des E-Mail-Versands. In CenterDevice können Sie eine E-Mail-Adresse für den Scan-Upload generieren. Diese Adresse hinterlegen Sie einfach in Ihrem Multifunktionsgerät, Kopierer oder Scanner und scannen die Dokumente direkt in die Cloud. Die ganze Arbeit im Hintergrund machen wir: Wir speichern die Dokumente direkt ins Archiv und die Anwendung erkennt den Text Ihrer gescannten Dokumente. Wenn Sie später eine archivierte Rechnung suchen, geben Sie ins Suchfeld ein Wort ein („Schreibtischstuhl“) oder die Rechnungsnummer („RE-6283374“) und wir liefern Ihnen in Sekundenschnelle die gewünschte Rechnung. Dabei ist es egal, ob Sie an Ihrem Rechner sitzen oder unterwegs über Ihr Smartphone auf die Cloud zugreifen. 

Wie das Scannen Schritt für Schritt funktioniert, haben wir für Sie im Artikel: Der beste Scanner fürs digitale Büro zusammengefasst.

Barcode Split

Wenn Sie nicht nur einzelne Dokumente archivieren möchten, sondern direkt einen ganzen Stapel, haben wir für Sie eine hilfreiche Funktion: CenterDevice Barcode-Split. 

Sie kleben auf jede Eingangsrechnung einen Barcode-Aufkleber oder Sie nutzen einen Stempel mit QR- oder Barcode. Dann legen Sie den Stapel auf Ihren Scanner und speichern diesen als eine Datei in CenterDevice. Auch das funktioniert per E-Mail-Upload oder Sie schieben die Datei per Drag and Drop in die Anwendung. Alternativ können Sie auch einen Ordner im Finder bzw Explorer Ihres Rechners festlegen, über den die Dokumente synchronisiert werden. 

In CenterDevice wird diese Datei in Einzeldateien, also viele einzelne Dokumente, aufgeteilt. Bei jedem Barcode erfolgt die Trennung. Die Originaldatei wird anschließend gelöscht. Die einzelnen Rechnungen liegen alle in einer Sammlung, Sie können dort Dokumente archivieren, sie in eine Sammlung verschieben oder einer Archivsammlung hinzufügen.. 

Wie Sie Schritt für Schritt vorgehen, lesen Sie im Blogbeitrag Barcode Split mit CenterDevice.

Verfahrensdokumentation

Um Ihre Belege, Rechnungen und andere aufbewahrungspflichtige Dokumente rechtssicher digital zu archivieren, benötigen Sie eine Verfahrensdokumentation. In dieser Verfahrensdokumentation ist hinterlegt, wie Ihr Scanprozess gestaltet ist, und welche Mitarbeiter an welchen Schritten beteiligt sind. 

Die Verfahrensdokumentation nach GoBD (bis 2015 „GoBS“) dient dazu, nachweisen zu können, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung (AO) für die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen erfüllt sind.

Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Verfahrensdokumentation

Dokumente archivieren – es ist ganz einfach!

Sie sehen: Es ist wirklich einfach. Und mit CenterDevice archivieren Sie ganz smart mit Hightech-Software. 

Fangen Sie direkt an, registrieren Sie Ihren CenterDevice-Account und archivieren Sie Ihre Dokumente.