CenterDevice & Kofax Capture – Integration out of the box. Dokumente erfassen, klassifizieren und verarbeiten

CenterDevice & Kofax Capture – Ein Gastbeitrag von Jürgen Voss, codecentric AG

Die Digitalisierung eingehender Papier-, Fax- und E-Mail-Dokumente,  die Klassifizierung, Datenextraktion und sichere Datenablage in ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist in vielen Unternehmen eine Standardaufgabe.

Jürgen Voss unterstützt Kunden der codecentric AG bei der Erfassung von Eingangsdokumenten (Datenextraktion, Einbindung in Geschäftsprozesse). Er beschreibt in diesem Gastbeitrag, wie sich „out of the box“ mit den Standardanwendungen CenterDevice und Kofax lediglich durch Installation und Konfiguration Lösungen zur Dokumentenklassifizierung und -speicherung umsetzen lassen.

Die erfassten Dokumente werden dabei in Dokumentenmanagementsystemen wie CenterDevice oder Archivsystemen sicher abgelegt.

Dokumente erfassen, klassifizieren und verarbeiten: Die skizzierte Lösung mit CenterDevice und Kofax Capture im Übersichtsbild.

CenterDevice als DMS und Dokumentencloud

CenterDevice ist ein Cloud-basiertes professionelles Dokumentenmanagement- und Online-Collaboration-System.
Im CenterDevice Cloud DMS kommen alle Dokumente eines Unternehmens zusammen. Die Cloud-Lösung erleichtert das Finden, Teilen und Verwalten von Dokumenten. Dokumente werden sicher in der Cloud gespeichert und per Mausklick verteilt. Daten können über Schlagworte und Sammlungen strukturiert werden, und über die Volltextsuche lässt sich jede Datei schnell wiederfinden. Weitere Details finden Sie hier.

Kofax Capture zur Digitalisierung von Unternehmensdokumenten

Kofax Capture automatisiert und beschleunigt Geschäftsprozesse, indem es Papierunterlagen und Formulare beliebiger Art erfasst, in zuverlässige, jederzeit abrufbare Informationen umwandelt und die Informationen an Ihre Geschäftsanwendungen, -prozesse und -Workflows – in unserem Falle an CenterDevice – übergibt. Weitere Details finden Sie hier.

Kofax Transformation Modules zur Klassifizierung von Dokumenten

Arbeiten Sie optional mit dem Zusatz Kofax Transformation Modules (KTM) – das Modul erweitert Kofax Capture um eine automatische Dokumentenklassifizierung, sowie Datenextraktion und -validierung. Weitere Details finden Sie hier.

Die Lösung für Unternehmen

In diesem einfachen Beispiel-Szenario sollen eingehende Lieferscheine und Rechnungen digitalisiert, klassifiziert und für die  Sachbearbeitung zur Verfügung gestellt werden.

Dazu werden in CenterDevice über das Web-Frontend zwei Sammlungen eingerichtet: Rechnungen und Lieferscheine.

Die einkommenden Rechnungen und Lieferscheine sollen mit Kofax Capture eingescannt werden. Kofax Capture erkennt in diesem einfachen Beispiel, ob es sich um eine Rechnung oder einen Lieferschein handelt und schreibt nach erfolgreicher Verarbeitung schließlich mit seinem Standard Text-Exportskript die Dateien in einen jeweils passenden Ordner (Lieferscheine oder Rechnungen) im lokalen Dateisystem.

Zur Extraktion weiterer Geschäftsdaten kann optional auch noch KTM als Plugin zu Kofax Capture genutzt werden. Damit können dann auch Rechnungsdaten, wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Beträge, Lieferant usw. automatisch ausgelesen werden.

Automatisierter Upload via Desktop Client und Transfer-Ordner

Für den automatischen Transfer in die CenterDevice-Cloud und in die passende Sammlung (Rechnung bzw. Lieferschein) wird der „CenterDevice Desktop Client“ genutzt.

Im Desktop Client kann man Transferordner auf dem lokalen PC definieren, die jeweils einer Sammlung in CenterDevice zugeordnet werden können. Alle Dokumente, die Kofax Capture nun in den lokalen Ordnern per Exportskript ablegt, werden vom Desktop Client automatisch in die zugeordneten Sammlungen in CenterDevice transferiert. In CenterDevice können nun die eingetroffenen Dokumente z.B. per Workflow weiterverarbeitet werden.

Für die Nutzung des CenterDevice Desktop Clients muss der Windows-Benutzer angemeldet sein. Dies ist für kleinere Standalone-Systeme sicherlich kein Problem. Bei größeren Installationen wäre es allerdings wünschenswert, dass der Export aus Kofax Capture  und die Übergabe in die CenterDevice Cloud auch ohne Benutzeranmeldung als Windows-Dienst läuft. Dazu gibt es ein von codecentric entwickeltes Kofax Capture Exportskript, das die Dokumente und Daten direkt nach CenterDevice schreibt und als Windows-Dienst installiert werden kann.

Mit dieser Konstellation können Unternehmen sowohl zentral, wie auch dezentral Eingangsdokumente einscannen und verarbeiten. Über die umfassenden Funktionen der CenterDevice API ist auch eine Integration in vorhandene Anwendungen (Workflow etc.) möglich.

Jürgen Voss, codecentric, AG

Jürgen Voss unterstützt die Kunden der codecentric AG bei der Erfassung von Eingangsdokumenten, deren Klassifikation samt Datenextraktion und anschließendem Starten der Geschäftsprozesse. Die erfassten Dokumente werden dabei in Dokumentenmanagementsystemen (DMS) wie CenterDevice oder Archivsystemen sicher abgelegt. Dazu zählt auch die E-Mail-Archivierung und die Ablage über die SAP-Archivierungsschnittstelle ArchiveLink.