Cloud-Archiv für Wissenswachstum

In den letzten fünf Jahren hat sich das digitale Wissen in Unternehmen verzehnfacht – dies zwingt zur intelligenten Wissens-Organisation. Mit einem Cloud-Dienst lässt sich Wissen optimal verwalten, ob als Archiv oder Informationspool: Unternehmensdokumente, Bild- oder Videoarchive, Präsentationen und Publikationen sind z. B. in einer Business-Cloud-dauerhaft sicher gespeichert.

Wissen ist Kapital

Eine professionelle Organisation von Unternehmenswissen ist essentiell, wie eine Studie des Haufe Verlags unter 300 Geschäftsführern und Beschäftigten zeigt: Das enorme Wissen in Unternehmen nutzen Mitarbeiter nicht genügend. Bis zu einer halben Stunde Arbeitszeit vergeuden vier von fünf Mitarbeitern täglich mit umständlicher Recherche. In zwei Drittel der Fälle sind Fehler oder Fehlentscheidungen die Folge – allein, weil relevante Informationen nicht rechtzeitig im Zugriff waren.

Mission Wissenstransfer

Fehlende oder schlechte Strukturen, mangelhafte Ablageprozesse aber auch mangelnder technischer Support bremsen den produktiven Umgang mit Wissen. Nur ein Drittel der Befragten nutzt z. B. Wikis, nur jeder zehnte Server, Laufwerke oder zentrale Ablageordner für den Wissenstransfer. 43 Prozent fehlten die technischen Möglichkeiten, Wissen zentral zu speichern und jeder Dritte monierte, dass der standortübergreifende Austausch von Dokumenten nur bedingt funktioniert.

In zwei Dritteln der Unternehmen führt das Fehlen verbindlicher Ablageprozesse zu Wissens-Wildwuchs: Oft wird Wissen nur auf dem „kleinen Dienstweg“ weiter gegeben, d. h. per E-Mail, telefonisch, in Gesprächen oder Meetings.

Die Lösung: Skalierbare Cloud-Archive

Das Wissens-Defizit lässt sich leicht beheben: Ohne aufwändiges Ausrollen von Firmen-Wikis, Ordner-Hierarchien oder Laufwerksverzeichnissen hat man durch Einsatz von Cloudspeicher-Lösungen schnell einen universell zugängliches Archiv.

Wer darf/muss was wissen?

Mit Berechtigungen lässt sich konkret festlegen, wer auf welche Dateien, Dokumente und Informationen zugreifen darf. Ordnungskriterien dienen der Gliederung von Informationen, z. B. nach Aktualität, Bearbeitungsfortschritt, Reichweite oder Priorität. Auf die vielen Informationen, Formulare, Regelwerke und Dokumentationen, die für alle Mitarbeiter relevant sind, hat jeder Zugriff im Rahmen der erteilten Berechtigung (z. B. lesen oder bearbeiten).

Die Organisation von Dateien in einem Cloud-Archiv ist vergleichbar mit einer digitalen Zentral-Registratur: Eine Datei ist einmalig vorhanden, sie wird bei Bearbeitungen in der Regel durch die neue Version ersetzt. Manche Cloudspeicher-Dienste, wie z. B. CenterDevice, zeigen zusätzlich den Versions- und Kommentar-Verlauf an.

Wissen schnell verfügbar

Die Wissens-Organisation in der Cloud ist schlüssig: Niemand muss sich Hierarchien oder Strukturen ausdenken und gerade intuitive Lösungen sind einfach in der Anwendung. Wissenswertes wird zentral gespeichert und während des Uploads in der Regel automatisch volltextindexiert (OCR). Durch diese Volltexterkennung lassen sich Dateien unternehmensintern schnell finden, der Nutzer kennt das aus der Praxis der Suchmaschinen. Für den schnellen Transfer in die Cloud bieten professionelle Dienste Upload-Hilfen oder die Möglichkeit zum ordnerweisen Upload an.

Wissen mit Wachstums-Option

Der Einstieg ist schnell und flexibel – durch die Skalierbarkeit von Cloud-Lösungen wächst das Unternehmens-Archiv mit dem Bedarf der Nutzer. Kapazitätsgrenzen gibt es nicht – Cloudlösungen arbeiten konstant zuverlässig, sicher und sind schnell und individuell anpassbar.

Vorteile von Cloud-Archiven

Wissen universell, gezielt und sicher teilen
Medien-Bibliothek, Formular-Fundus und digitales Archiv
Bessere Faktenlage – weniger Fehlentscheidungen
Effizienz, Motivation und Arbeitszufriedenheit steigen
Flexible Nutzung, dynamisches Wachstum
Sinnvoller Umgang mit Ressourcen (Teilen statt Vervielfältigen)
Leichter Zugang durch webbasierte Benutzeroberflächen
Kompakt informiert via mobile Endgeräte (z. B. Tablet-PCs, Mobilphones)
Einfache, nachvollziehbare Datenpflege

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