Studie belegt: Papierloses Büro bleibt noch Illusion

Das papierlose Büro ist noch fern. In Sachen Produktivität liegt in Deutschlands Unternehmen Potenzial brach, wie die IDC-Studie „Print und Document Management in Deutschland 2016“ dokumentiert. Für die Erhebung haben die Technologie-Analysten 220 IT- und Business-Entscheider aus Organisationen mit mehr als 100 Mitarbeitern befragt. Mit Print- und Document Management sollen Unternehmen und Behörden den schlummernden Produktivitätsschatz bergen. Also: Allgemeines Optimierungsgebot?!

Die Ära der digitalen Transformation stellt das Arbeiten mit Dokumenten und Content auf den Kopf. Wie wir Dokumente bearbeiten, archivieren oder tauschen und verteilen verändert sich grundlegend. Daten und Informationen sind die Währung der Zukunft und wie ein Zahlungsmittel müssen sie verfügbar sein, und zwar jederzeit.

Hier kommt Print- und Document Management als Treiber der Digitalisierung ins Spiel. Printmanagement umfasst die Infrastruktur (Drucker, Scanner etc.), die man braucht, um dann die papierbasierten Prozesse digitalisieren zu können (Document-Management).

Mit der schrittweisen Optimierung dokumentenintensiver Geschäftsabläufe steigt auch die Automatisierungsquote – immer mehr Teilbereiche lassen sich effizienter bearbeiten und so schafft man nebenbei auch die Voraussetzungen für mobiles und verteiltes Arbeiten. Ziel: Inhalte verschiedener Formate und aus unterschiedlichen Datenquellen werden möglichst automatisch verarbeitet bis hin zur ganzheitlichen Optimierung von Geschäftsprozessen.

Verbesserte operative Prozesse wirken sich positiv auf Kundenbeziehungen aus und steigern den Unternehmenserfolg.

Zeitintensive Faktensuche schlecht fürs Kerngeschäft

Entscheider sehen in der Optimierung dokumentenintensiver Workflows die höchste Priorität. Denn die Suche nach Informationen, ob unstrukturierte Daten in E-Mails oder strukturierte Daten, bereiten 42 Prozent der Befragten die größten Sorgen. Auch die gesetzeskonforme Archivierung (36 Prozent) und der Schutz von Dokumenten (35 Prozent) beeinträchtigen die Unternehmen.

Im Klartext: Krankt der Dokumentenworkflow, sinkt die Produktivität des gesamten Unternehmens – unter ineffizienten Prozessen leiden auch Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit. Effiziente Dokumentenorganisation ist also entscheidend für die Wettbewerbsfähigkeit.

Dokumente, Daten, Informationen müssen sekundenschnell auffindbar und verfügbar sein, ganz gleich, in welchem Dokumentenformat sie vorliegen und unabhängig von Datenquelle, Arbeitsplatz und eingesetzter Hardware. Weitere Kriterien sind der nachvollziehbare kontrollierbare Zugriff auf Dokumente und die Einhaltung der gesetzeskonformen Archivierung aufbewahrungspflichtiger Dokumente (idealerweise einhergehend mit der automatisierten Löschung nach Beendigung der Aufbewahrungsfristen.

Papierloses Büro bleibt Illusion

Trotz aller Optimierungsmaßnahmen in den typisch papierbasierten Ressorts wie Rechnungsverarbeitung oder Postein- und -ausgang liegt noch jedes zweite Unternehmensdokument in Papierformat vor. Das zeigte der Vergleich zur Vorgänger-Studie von IDC. Woran liegt das? Kundenwünsche (46 Prozent), gesetzliche Vorgaben (45 Prozent), eine einfachere Bearbeitung (33 Prozent) und der Wunsch der Mitarbeiter (31 Prozent) stecken nach Angabe der Befragten hinter der Treue zum Papier und sind Indiz dafür, dass es noch viel Überzeugungsarbeit zu leisten gilt.

Die Optimierung der operativen Prozesse muss in den Fokus rücken. Workflows zur Verbesserung der Kundenzufriedenheit werden immer wichtiger, Prüfungs- und Freigabeprozesse und der interne wie externe Austausch von Dokumenten spielen eine große Rolle. Der Bedarf an Filesharing und Synchronisationslösungen ist entsprechend hoch, da Anwender Dokumente per E-Mail oder in Papierform mit Kollegen, Partnern oder Kunden teilen.

Mit Strategie zum Erfolg

Auf dem Weg zur Automatisierung sind die elektronische Verarbeitung von Rechnungen und die elektronische Archivierung wichtig. Einem höheren Automatisierungsgrad im Weg stehen teils technische, organisatorische aber auch personenbezogene Fragestellungen. Als entscheidenden Faktor für eine erfolgreiche Optimierung der Geschäftsprozesse ist eine Dokumentenmanagement-Strategie, die Datensicherheit und enge Zusammenarbeit zwischen Fachbereichen und Unternehmens-IT voraussetzt. Wo eine solche Strategie fehlt, ist Optimieren schwierig.

Die Empfehlung der IDC-Analysten: Stufenweise Digitalisierung und Automatisierung vorantreiben und so die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens steigern, bestenfalls mit externen Experten. Auch branchenspezifische Komplettlösungen seien bei der Wahl von Service- und Softwareanbietern für die Unternehmen in Deutschland entscheidend.

Der Markt spiegelt die IDC-Empfehlung bereits wider: Print Management und ECM wachsen zusammen, ECM-Software wird zudem mit File Sharing und Collaboration-Lösungen aus der Cloud und weiteren BPM-Funktionen ausgestattet.

Eine Zusammenfassung der aktuellen Studie kann man hier kostenfrei anfordern

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Kleines Glossar:

Document Management

Der Begriff Dokumentenmanagement (auch Dokumentenverwaltungssystem) bezeichnet lt. Wikipedia (https://de.wikipedia.org/wiki/Dokumentenmanagement) die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. Dabei ist in der deutschen Sprache auch die Verwaltung digitalisierter, ursprünglich papiergebundener Schriftstücke in elektronischen Systemen gemeint und wird in einem erweiterten Sinn auch als Branchenbezeichnung verwendet.

Print Management

Printmanagement ist eine Einkaufsdienstleistung für Druckstücke und Marketingmaterialien durch einen externen Anbieter. Ziel ist das Realisieren von Einsparungen durch einen verbesserten Einkauf bei passenden Lieferanten und schlanke Prozessabläufe. In der Regel wird eine feste Zusammenarbeit über mehrere Jahre vereinbart.

ECM-Software

Für Enterprise-Content-Management-Systeme (ECMS) werden die unterschiedlichsten ECM-Komponenten und -Techniken kombiniert, die zum Teil auch als eigenständige Lösungen sinnvoll nutzbar sind ohne den Anspruch an ein unternehmensweites System

Digitalisierung mit Konzept – praktische Tipps und Informationen

Papierbelege adé? Eindeutig ja!

Papier braucht Platz – Regale, Räume, Gebäude – und erfordert Aufwand in der Bestandspflege und Archivierung. Digitalisiert verwaltete Unterlagen sind schnell im Zugriff und schnell zur Weiterbearbeitung geteilt, sei es mit dem Steuerberater, Kunden, der Finanzverwaltung oder dem Sachbearbeiter. Digitalisierung wird Standard: In nahezu allen Unternehmen ist die elektronische Erfassung von Belegen selbstverständlich, dazu zählen Scannen ebenso wie das schnelle Abfotografieren mittels Smartphone oder Tablet.

Was muss der Scanner können?

Der Nutzungsgrad gibt das Modell vor – allein: Eine Bildauflösung von mind. 300 dpi muss es schon sein. Für die gelegentliche elektronische Erfassung von Dokumenten ist ein einfacher Flachbettscanner ausreichend. Sollen sämtliche Rechnungen, Verträge und Belege digitalisiert und das Papier ersetzt werden, ist hochwertige Hardware ideal, die bis zu 40 Seiten je Minute verarbeitet. Perfekt sind natürlich Scanner, die auch kleinere Belege erfassen und bestenfalls das sog. Duplex-Scan (also das Erfassen beidseitig bedruckte Belege) beherrschen.

Digital akzeptiert – was sagen die Behörden und wie sieht es mit Rechtssicherheit aus?

Finanzbehörden akzeptieren Belege auch in elektronischer Form. Schon längst übrigens. Unternehmen wird sogar empfohlen, die Unterlagen elektronisch einzureichen.

Digitalisierte Dokumente sind teilweise selbst bei Gericht zugelassen, ohne Einschränkungen gilt dies im Steuer- und Handelsrecht. Bedingt zulässig sind sie bei Zivilprozessen oder in Fragen der Produkthaftung. Im Einzelfall prüfen Richter, ob elektronische Dokumente vertrauenswürdig sind, dabei spielt auch eine Rolle, wie die Dokumente digitalisiert wurden.

Sofern Unternehmen belegen können, dass bei ihnen jeder Scanvorgang dokumentiert wird, werden elektronische Akten in aller Regel akzeptiert. (Spezielle Scannersoftware beispielsweise protokolliert bei den Scanvorgängen automatisch wann und wie die digitale Kopie entstanden ist und archiviert diese als schreibgeschützte Datei.

Belege sind auf diese Weise schnell auffindbar, wenn sie z. B. bei Gericht benötigt werden. Mittlerweile legen Anwälte meist elektronische Kopien der Dokumente vor und liefern Papieroriginale erst bei Abweichungen in den Unterlagen beider Parteien vor.

Wann geht’s nicht ohne Papier?

Es gibt Dokumente, die von Gerichten oder Behörden ausschließlich in Papierform akzeptiert werden, notarielle Beglaubigungen, Gerichtsurteile und Bürgschaftserklärungen zählen dazu. Diese Urkunden werden bei Ausstellung mit Prägungen, Wasserzeichen, Siegel, Nieten oder Schnüren versehen.

Vom Papier zum rechtssicheren Scan

Über allem steht eine „ordnungsgemäße Buchführung“ (nachzulesen GoBD, ab Punkt 3). Elektronische Dokumente müssen ebenso verwahrt werden wie Papierunterlagen im verschlossenen Schrank. Ergo müssen Firewalls und Antivirensoftware den neuesten technischen Anforderungen genügen. Eine Orientierung dazu liefert das Bonner Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) in seiner technischen Richtlinie Resiscan

Papieroriginale können vernichtet werden, sofern das Unternehmen diese Anforderungen erfüllt. Professionelle lokale Dienstleister entsorgen Papierakten in größeren Mengen unter Wahrung von Datenschutz und Diskretion, vertrauliche Dokumenten im überschaubaren Umfang lassen sich einfach schreddern.

Das ideale Format

Dokumente sollte man in höchstmöglicher Auflösung und in Farbe einscannen. Dokumente sollten idealerweise das gleiche Format haben, z. B. als schreibgeschützte PDFs oder TIFFs. Vorteil: Diese lassen sich nicht manipulieren und sind als weitverbreitete Formate mit großer Wahrscheinlichkeit auch in vielen Jahren noch lesbar.

Der beste Speicherplatz

Alles Wichtige ist ordnungsgemäß digitalisiert – nur, wo sollen die Daten gespeichert werden? Die einfache Ablage in Windows-Ordnern auf der Festplatte reicht nicht aus. Ideal ist eine professionelle Datenbank, die jeden Scan automatisch mit sogenannten Metadaten (z. B. Einlesedatum, Name des Sachbearbeiters, Dokumententyp etc) versieht, denn Metadaten erleichtern die spätere Recherche und Suche nach Dokumenten, Daten und Vorgängen. Das Budget gibt hier – wie so oft – den Rahmen vor: Inhouse-Systeme auf lokalen Servern schlagen mit mehreren tausend Euro zu Buche. Einfache Systeme lassen sich für eine relativ schmale Monatsgebühr mieten.

Eine interessante und verbreitete Option bieten Cloud-Dienste, die den Zugriff auf die Dokumente von jedem beliebigen PC aus ermöglichen. Hier lohnt genaueres Hinsehen und Vergleichen. Der Anbieter sollte seine Server bestenfalls in Deutschland betreiben, damit die Daten jederzeit verfügbar sind. Empfehlenswerte Cloud-Lösungen gibt es für attraktive monatliche Nutzungssätze als Software-as-a-Service. Professionelle Dienste bieten überdies individualisierte Cloudspeicher-Lösungen an oder lassen sich via API in die Unternehmens-Softwarelandschaft integrieren. Vergleiche und unverbindliche Testphasen geben Aufschluss darüber, welche Lösungen zum Bedarf passen.

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