Datenschutzkonforme Cloud-Datenspeicherung für Personalberatungen

„Nicht nur die Vergangenheit zählt, wenn es um die Zukunft geht“ – für Rita Seidel, Inhaberin der Rise-Personalberatung ist stets der nächste Schritt der Wichtigste. Potenziale erfassen, entwickeln und Menschen zusammenbringen, mit viel Gespür und realistischer Einschätzung verbindet die Rheinländerin Karriereziele und Kompetenzanforderungen. Wenn es um den Einsatz von Technologie und Software geht, ist Seidel bereits in der Zukunft angekommen. Für die sichere Datenspeicherung und den Austausch sensibler Bewerberdaten nutzt sie seit langem unsere Dokumentencloud CenterDevice.

Personalberater arbeiten nahezu ausschließlich mit personenbezogenen Daten. Rita Seidel weiß aus Gesprächen mit Kollegen, dass längst nicht jeder das Thema Datenschutz so sensibel sieht wie sie. Die Tatsache, dass sich Bewerber mit öffentlichen Profilen in Karrierenetzwerken positionieren, bedeutet eben nicht, dass sie auch mit der Verbreitung ihrer persönlichen Unterlagen via E-Mail oder Dropbox einverstanden sind.
Für Rita Seidel ist der datenschutzkonforme Umgang mit Bewerberdaten eine Selbstverständlichkeit, da kommen ausländische Consumer-Speicherdienste überhaupt nicht infrage. Mit uns als Bonner Anbieter lag die Lösung für Rise-Personalberatung aus Königswinter auch geographisch nahe.

So arbeitet die professionelle Personalberaterin Rita Seidel mit unserer Cloud-Software

Ich benutze CenterDevice aus drei Gründen:

1. Mehr und mehr gehe ich dazu über, an unterschiedlichen Standorten zu arbeiten. Das kann ein Treffen mit Kandidaten an einem öffentlichen Treffpunkt sein, mein Büro oder zuhause nach Feierabend. Mit CenterDevice bin ich komplett unabhängig, kann mit Laptop, Tablet oder einem stationären PC arbeiten, ohne mir Gedanken über die Daten-Infrastruktur machen zu müssen. CenterDevice ist überall als sicheres Daten-Repository verfügbar.
2. Unterwegs, zum Beispiel bei Kundenbesuchen, habe ich alle Daten zum Suchauftrag und zu Kandidaten jederzeit zur Hand und kann sie ohne Medienbruch auf jedem Endgerät präsentieren. Dazu brauche ich die Daten nicht herunterzuladen, sondern kann die komfortable Anzeigemöglichkeit von CenterDevice nutzen, die in alle gängigen Dateiformate unterstützt. So kann ich sicherstellen, dass personenbezogene ebenso wie sensible, Diskretionsanforderungen unterliegende Daten nicht unbeabsichtigt auf fremde Rechner gelangen.
3. Seit dem Inkrafttreten der DSGVO im Mai 2018 ist CenterDevice für den Umgang mit personenbezogenen Daten einfach unschlagbar. Denn sie liegen nicht nur in einer rein deutschen Cloud, der Zugriff ist mit einem Passwort schützbar und ohne Referenz auf den Dateinamen möglich. Das ist unter Datenschutzaspekten wichtig, da schon der Bezug zum Namen des Kandidaten ein DSGVO-Verstoß sein kann. Andere Systeme wie Dropbox, Google Drive oder ähnliche außerhalb der EU beheimatete Cloud-Angebote unterliegen lediglich dem Privacy Shield-Abkommen mit den USA, das auf der freiwilligen Selbstverpflichtung von Wirtschaftsunternehmen beruht und der US-Regierung im Bedarfsfall uneingeschränkten Zugriff auf die Daten einräumt.

Präsentation von Kandidaten bei mandatierenden Unternehmen

Alle Dossiers von Kandidaten, die ich bei einem Mandanten vorstelle, fasse ich in einer geteilten Sammlung zusammen. Über einen externen Link kann der HR-Manager auf diese Sammlung zugreifen und den Link auch an andere Einstellungsverantwortliche weitergeben. So haben alle Beteiligten jederzeit von zentraler Stelle ausgehend einen kompletten Überblick über alle Kandidaten, was den Vergleich deutlich erleichtert.
Der externe Link ist per Passwort vor unberechtigtem Zugriff geschützt. Alle Dateien können über den Link heruntergeladen werden, Löschen und Hochladen können nur ich und mein Team. Da der externe Link dauerhaft gültig ist, kann ich jederzeit neue Kandidaten-Dossiers hochladen und meinen Mandanten im Zweifelsfall schnell telefonisch oder mündlich darüber informieren, ohne einen neuen Link senden zu müssen. Ist der Besetzungsprozess abgeschlossen, nehme ich die nicht mehr benötigten Profile aus der dynamischen Sammlung heraus. So bleibt sie immer übersichtlich und fokussiert.

Information von Kandidaten

Nicht nur die Stellenbeschreibung interessiert Kandidaten. Erst mit dem Wissen, welches Unternehmen sich hinter der Position verbirgt und wie es tickt, fällt eine Entscheidung. Um diese Entscheidung auf sichere Füße zu stellen, nutzen wir Arbeitgeberprofile, die das Unternehmen aus Mitarbeiterperspektive beleuchten und ergänzen diese durch Fotos und Videos aus dem Unternehmen. Diese Daten stellen wir in einer weiteren dynamischen Sammlung zusammen und senden den externen Link an interessierte Kandidaten. Beim Öffnen des Links präsentieren sich die Fotos durch Vorschaubilder, die neugierig machen und zum genauen Hinschauen anregen. Insofern funktioniert CenterDevice als ein wichtiges Marketing-Tool auf Kandidatenseite.

Sicherheit in der Kandidatenkommunikation

Im Rahmen des Bewerbungsprozesses ist es notwendig, dass Kandidaten personenbezogene Daten wie Lebenslauf und Arbeitszeugnisse zugänglich machen. In der Regel geschieht das per E-Mail, was nur dann wirklich sicher gegen unbefugten Zugriff ist, wenn beide Seiten Verschlüsselungsmechanismen wie PGP verwenden. Vielen Jobsuchenden ist der Einsatz solcher Tools zu technisch, deswegen kommen sie selten zum Einsatz. Dank CenterDevice kann ich einen sehr komfortablen Service anbieten, der von Kandidaten sehr gerne genutzt wird: Den Upload Link. Unter Verwendung eines Upload Links kann der Kandidat seine Bewerbungsdateien mit einem Klick direkt nach CenterDevice hochladen. Die Dokumente sind also auch auf dem Transportweg absolut sicher vor unberechtigten Zugriffen. Das ist einfach und erfordert kein technisches Knowhow. Einmal in CenterDevice angekommen, informiert die Plattform automatisch über das Eintreffen der Daten. So wird sichergestellt, dass diese zeitnah verarbeitet werden können.

Immer gut organisiert

Zunächst habe ich CenterDevice für private Zwecke eingesetzt und schnell gemerkt, wie viel dieses Tool kann. Der Schritt ins berufliche Umfeld fiel leicht, da sich mir die Vorteile schnell erschlossen haben. Gerade in der Personalberatung fallen täglich viele Daten an, die abgelegt und sicher wiedergefunden werden müssen. Dazu zählen Dateien ebenso wie handschriftliche Notizen. Notizen scannen wir ein, arbeiten aber auch zunehmend mit dem Tablet als elektronischem Notizblock.

Leichteres Arbeiten im Team

Es ist kaum möglich, in einem Team zu jeder Zeit feste Namens- oder Speicherkonventionen einzuhalten. Mit CenterDevice ist das ganz einfach: Kommen Dateien von Kandidaten oder Mandanten per E-Mail an, nutzen wir den CenterDevice Connector, um diese Dateien direkt in CenterDevice abzulegen. Als Schlagwörter reichen die Namen von Kandidat bzw. Mandant aus, um alle Daten sicher wiederzufinden. Da Connectoren auch für die anderen Office-Produkte Word, Excel und PowerPoint verfügbar sind, lassen sich alle Dateien nach demselben Prinzip mit Schlagworten versehen. Dazu reichen uns drei Schlagworttypen aus: Der Name des Kandidaten, des Mandanten oder die Bezeichnung des Suchauftrages.

Die gespeicherte Suche – ein wichtiges Hilfsmittel

Das Wiederfinden funktioniert sicher dank der gespeicherten Suche als Organisationsstruktur: Jedes einmal verwendete Schlagwort dieser drei Typen ist als eine solche gespeicherte Suche angelegt. Wird eine neue Datei abgelegt, die mit diesem Schlagwort versehen ist, ergänzt sich die gespeicherte Suche automatisch. Will ich mir einen aktuellen Überblick zum Beispiel über einen Suchauftrag verschaffen, rufe ich einfach dessen Namen auf und bekomme alle Dateien übersichtlich präsentiert. Als private Sammlung steht sie zunächst nur mir zur Verfügung, bzw. den Mitgliedern meines Teams, denen ich sie explizit freigebe.

Upload per E-Mail

In der Personalberatung werden uns Lebensläufe und Arbeitszeugnisse meistens als PDF-Dateien zugeschickt. Für diesen Dateityp bietet CenterDevice noch keinen Connector an. Es gibt aber eine sehr praktische Alternative: den Upload per E-Mail. Mithilfe einer speziellen, von CenterDevice vergebenen E-Mail-Adresse lassen sich PDF-Dateien direkt aus der Adobe-Oberfläche versenden. Im Betreff angegebene Schlagwörter und Sammlungsnamen werden beim Hochladen automatisch mit allen angehängten Dateien verknüpft. Da ich diese E-Mail-Adresse innerhalb von Outlook als Person abgelegt habe, funktioniert der E-Mail-Upload komfortabel und problemlos.

Volltextsuche: Wiederfinden wird noch ein wenig leichter

CenterDevice verfügt zusätzlich über eine Volltextsuche, die bei allen Dateitypen funktioniert. Mit ihrer Hilfe lassen sich auch schwierige Suchfälle bedienen: Kann ich mich zum Beispiel nur an eine typische Phrase aus einem Dokument, nicht aber an dessen Sachzusammenhang bzw. Schlagwort erinnern, hilft mir die Volltextsuche sicher, das Dokument schnell zu finden.

Problemlose Versionsverwaltung: Dateinamen sind Nebensache

Übrigens kann ich mit CenterDevice verschiedene Versionen eines Dokuments ohne Probleme unter demselben Namen ablegen. Eine neue Version überschreibt den Vorgänger nicht, über die von CenterDevice beim Hochladen generierte individuellen Zeitstempel lassen sich Versionen desselben Dokuments problemlos unterscheiden.

Originalbeitrag vom 01.12.2015, überarbeitet am 08.01.2020

RISE Personalberatung
rise-personalberatung.com

---

Ein Blogbeitrag aus unserer Serie „Wie arbeitet eigentlich..?“