5 + 1 Dinge, die Sie über Ihr digitales Archiv wissen müssen

Sie möchten endlich smart und digital archivieren, wissen aber nicht so genau, wie Sie beginnen sollen? Wir haben Ihnen eine Liste mit 5 Themen zusammengestellt. Wenn Sie diese kennen, steht Ihrem digitalen Archiv nichts mehr im Weg!

Disclaimer: Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung. Bei tiefergehenden Fragen wenden Sie sich bitte an einen Steuerberater oder einen Rechtsanwalt

Wir steigen gleich ins Thema ein mit der Frage:

1. Was ist ein digitales Archiv?

Archive kennen Sie – vermutlich haben Sie auch einige Meter Aktenordner im Keller oder im Lager stehen, in denen Sie Belege, Rechnungen und andere Dokumente aufbewahren. Ein digitales Archiv mit CenterDevice funktioniert ähnlich. Mit zwei kleinen Unterschieden:

1. Sie sparen Platz und Kosten, wenn Sie Ihre Dokumente digital ablegen: Speichern Sie Dokumente direkt digital ins Archiv. Rechnungen können Sie sich auch direkt in die Cloud schicken lassen.
2. Sie finden alles sofort wieder. Die Dokumente in Ihrem digitalen Archiv sind komplett durchsuchbar. Dabei ist es egal, ob es sich um gescannte Dateien oder um digitale Dokumente handelt. Sie geben einfach einen Suchbegriff ein und haben in wenigen Sekunden Zugriff auf das Dokument.

2. GoBD – was bedeutet das für mein digitales Archiv?

Welche Anforderungen an die digitale Aufbewahrung von Dokumenten gestellt werden, ist in den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) festgehalten.

• Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
• Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung
  • Vollständigkeit
  • Einzelaufzeichnungspflicht
  • Richtigkeit
  • zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
  • Ordnung
  • Unveränderbarkeit

Diese Grundsätze müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweisbar erfüllt werden und erhalten bleiben.

3. Revisionssicherheit in digitalen Archiven

Revisionssicherheit bedeutet, dass Dokumente vor einer Revision, also einer Veränderung geschützt sind. Dokumente, die revisionssicher gespeichert sind, können nicht geändert oder manipuliert werden.

Revisionssicher gespeicherte Dokumente müssen

• im Original (oder als Scan)
• unverlierbar
• unveränderbar
• jederzeit verfügbar
• lesbar

aufbewahrt werden.
Hierbei unterstützen wir Sie mit unserer Archivierungsfunktion. Mit CenterDevice erfüllen Sie die rechtlichen Anforderungen ganz nebenbei.

4. AO, HGB und Aufbewahrungsfristen

Jeder Gewerbetreibende ist dazu verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzuheben. Dabei unterscheidet man in Fristen von sechs und von zehn Jahren. Die Grundlagen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen finden Sie im Steuerrecht und im Handelsrecht. Beim Steuerrecht werden die Vorgaben in der Abgabenordnung (AO), beim Handelsrecht im HGB (Handelsgesetzbuch) geregelt.

Welche Unterlagen ein steuerpflichtiger Unternehmer aufbewahren muss, sind in § 147 AO genau aufgelistet.

Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?

Die Antwort finden Sie in § 257 HGB Aufbewahrung von Unterlagen.
(5) Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluß festgestellt, der Einzelabschluss nach § 325 Abs. 2a oder der Konzernabschluss aufgestellt, der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist.

Weitere Informationen haben wir im Beitrag
Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen und Unternehmensdokumente für Sie bereitgestellt.

5. DSGVO

Die DSGVO regelt EU-weit die Vorgaben für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Unternehmen und Behörden. DSGVO steht für „Datenschutzgrundverordnung“. Die Schwierigkeit für Unternehmen besteht darin, personenbezogene Informationen insbesondere in unstrukturierten Dokumenten zu verwalten. Dokumente, E-Mails oder Notizen, all diese können personenbezogene Daten enthalten, die nach DSGVO archiviert, verwaltet, geschützt und kontrolliert werden müssen.

Das CenterDevice Cloud DMS erfüllt die gesetzlichen Anforderungen zum Datenschutz, unterstützt Sie bei der Einhaltung der Datenschutzbestimmungen in Ihren Geschäftsabläufen und ermöglicht Ihnen die Einhaltung aller Nachweis-, Auskunfts- und Löschpflichten.

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Warum ein Cloud-DMS?

Natürlich könnten Sie Ihre gescannten Dokumente auch auf CD-Roms oder DVDs speichern – allerdings ist dann nicht gewährleistet, dass Sie diese auch in 10 Jahren noch lesen können. Auch ist es – ohne eine detaillierte Auflistung der Inhalte nicht möglich, zeitnah auf gesuchte archivierte Dokumente zuzugreifen. Ein digitales Archiv in der Cloud hilft Ihnen bei der smarten Archivierung Ihrer Dokumente.