Dokumentenmanagement 4.0

Zeitersparnis durch Umstellung auf ein flaches System

Heute möchte ich Ihnen vier Fragen zum Umgang mit Dokumenten stellen, die Ihnen so oder so ähnlich bekannt vorkommen werden:

1. Wo ist die Datei, die ich dringend brauche?
2. Welches ist die richtige Version dieser Datei?
3. Wie bekomme ich große Datenmengen von A nach B?
4. Wie sicher sind meine Daten in der Cloud?

Sie kennen diese Fragen?

Dann sind Sie hier genau richtig. In diesem Blogbeitrag möchte ich auf die erste Frage zum Dokumentenmanagement eingehen und Ihnen mögliche Antworten geben.

Suchen, Finden und Wiederfinden gehört zu den Hauptaufgaben in einer Welt, in der Informationen digital erstellt, verarbeitet und gespeichert werden. Tag für Tag beschäftigen Sie sich damit, Dateien zu suchen und zu finden. Im Schnitt dauert es 3 Minuten, bis wir ein Dokument gefunden haben.

Wo ist die Datei, die ich dringend brauche? 

Ihr Vorgesetzter benötigt die Präsentation „Kennzahlen im Marketing“, die Ihre Kollegin im letzten Quartal erstellt hat. Die Kollegin ist in Urlaub und die Zeit drängt. Bei den Dateien, die Sie oder Ihre Kollegen in den letzten Tagen bearbeitet haben, mag es noch leicht sein, sie zu finden. Aber Dateien, die schon mehrere Wochen oder Monate alt sind?

Natürlich hat jeder sein logisches System – nur leider kommt es häufig vor, dass man sich nicht daran hält oder sich nicht mehr sicher ist. Dann speichert die Kollegin die Datei vielleicht unter „Events“ in den Veranstaltungsordner, weil der Vorgesetzte dort einen Vortrag hält. Sie schickt ihm die Datei per E-Mail zu, Ihr Vorgesetzter ändert noch etwas und legt die Datei dann unter Präsentationen > Vorträge ab.

Sie suchen möglicherweise als erstes im Projektordner des Kunden, bei dessen Veranstaltung der Vortrag gehalten wurde.
Bis Sie die Datei gefunden haben, vergehen mehrere Minuten, die Sie sinnvoller nutzen könnten, als sich durch Ordner- und Unterordner zu klicken.

Was gibt es also für Möglichkeiten im Dokumentenmanagement?

Starre Konzepte für Ordnerstrukturen

Die erste Möglichkeit: Sie entscheiden sich für ein starres Ordnerkonzept auf dem Netzlaufwerk. Das wird eine Weile auch funktionieren, aber je mehr Dokumente und Mitarbeiter hinzukommen, je mehr Zeit vergeht, desto aufgeweichter werden die Strukturen. Sie müssen für jeden denkbaren Fall eine Lösung erarbeiten und, festlegen und diese auch natürlich kommunizieren.

Gerade in der heutigen Zeit, in der ressourcenschonendes und produktives Arbeiten unerlässlich ist, um am Markt zu bestehen, ist das ein Zeit-Faktor, den Sie berücksichtigen sollten.

Im Zweifelsfall umgehen die Mitarbeiter die Regeln und schicken Dateien einfach direkt als Dateianhänge an verschiedene Verteiler. Sie können sich vorstellen, welches Datei-Chaos sich dadurch ergibt.

Ein weiteres Problem der starren Ordnerstrukturen ist die „1:1“-Beziehung von Datei und Ordner.

Jede Datei kann sich nur in einem Ordner befinden. Benötigt man diese Datei noch in einem anderen Ordner muss man zwangsläufig eine Kopie anfertigen. Ändert man Version 1 bleibt die Kopie unverändert.

Auch das führt im Arbeitsalltag häufig zu Problemen, beispielsweise, wenn ein Kollege an einer Kopie weiterarbeitet und so wichtige Änderungen verloren gehen.
Auf das Thema „Änderungen und Dateiversionen“ gehe ich in einem Folgeartikel noch gesondert ein.

Welche Möglichkeit gibt es, um Dateien schnell zu finden?

Ein (Online-) Speicher fast ohne feste Strukturen

Ich kann Ihre Gedanken hören:
Ohne feste Strukturen? Das führt zu Wildwuchs und Chaos, da finde ich doch erst recht nichts?!

Natürlich sollten Sie jetzt nicht beginnen, alle Dateien einfach wahllos irgendwo abzuspeichern, so einfach ist es dann doch nicht.

Sie brauchen ein System, das Ihre Dokumente wiederfindet, unabhängig vom Ausgangsformat. Und Sie brauchen eine leistungsfähige Suche. Eine Suche, die so einfach funktioniert wie googlen.
Da Dokumente mehr Informationen tragen als nur den Dateinamen, sollten Sie auch die Möglichkeit haben, genau nach diesen Informationen zu suchen.

Eine kleine Auswahl:

• Ein Wort aus dem Inhalt
• Alle Powerpoint-Dokumente Ihrer Kollegin, die sie im letzten Quartal abgespeichert hat
• Alle Scans, die Sie mit Ihrem Smartphone erstellt und gespeichert haben

Dazu müssen die Dokumente bei der Speicherung verarbeitet werden. Hierzu eignet sich für die direkte Textextraktion Apache Tika. Für die Texterkennung von Dateien, die den Text nicht direkt mitliefern, bietet sich Tesseract an. Weitere Informationen wie der Dateiname, Metadaten wie Autor oder Titel (falls bekannt), vergebene Schlagworte sowie Namen und E-Mail-Adressen von Personen, die mit dem Dokument zu tun haben (Eigentümer, Uploader, direkte Freigaben) müssen ebenfalls indiziert und in einem Index abgelegt werden.
Über eine Volltextsuche können Sie dann ganz einfach den gesamten Index durchsuchen. Für die Suche und eine mögliche Filterung ist Elasticsearch eine gute Wahl.

Detaillierte Informationen zu Apache Tika und Tesseract lesen Sie im Blogbeitrag von Dr. Patrick Peschlow, Geschäftsführer CenterDevice.

Natürlich müssen Sie auch in einem System mit flachen Hierarchien nicht auf eine „Ordnung“ verzichten, nur eben nicht so, wie sie die typischen Dateisysteme seit Jahren anbieten.

Für die Strukturierung bieten sich Dateisammlungen an.
Diese Sammlungen ermöglichen eine „1:n“-Beziehung. Die Präsentation zu den Kennzahlen kann sich sowohl im Kundenprojekt, in der Event-Sammlung als auch in der Sammlung „Präsentationen“ befinden.

Sie müssen nur ein Stichwort angeben – unabhängig vom Speicherplatz.

Mit diesen Technologien sparen Sie im Schnitt 2/3 der gewöhnlichen Suchzeit ein.
Bei 10 Suchanfragen pro Mitarbeiter/Arbeitstag sind das im Monat ca. 6,5 Stunden Arbeitszeit, die Sie durch die einfache Umstellung auf ein flaches System sparen, welches zusätzlich problemlos für die Organisation von vielen tausend Dokumenten skaliert und dazu noch gemeinsam von verschiedenen Personengruppen genutzt werden kann.

Sie wollen wissen, wie sich so ein leichtes System in der Praxis anfühlt?
Registrieren Sie sich hier für eine kostenlose Testversion 

Lesen Sie in Teil 2
Welches ist die richtige Version meiner Datei?
Übersicht statt Chaos. Mit intelligenter Datei-Versionierung zu weniger Dateichaos.

Artikel überarbeitet am 22.01.2020