Dokumentenmanagement transparent und einfach

Aus unserer Serie „Wie arbeitet eigentlich..?“ m&p:public relations über Dokumentenmanagement in der Cloud.

Die Kommunikationsagentur m&p:public relations nutzt CenterDevice für die Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen – im Büro, auf Veranstaltungen und beim Kunden: Austausch im Projekt-Netzwerk, Übermittlung großer Datenmengen und Aufbau einer Bilddatenbank. Die mobilen Apps vereinfachen das kreative Tagesgeschäft.

Das Team von m&p:public relations mit CenterDevice

Als Agentur für Medien- und Öffentlichkeitsarbeit entwickelt und realisiert m&p: public relations umfangreiche Informations-, Kommunikations- und Organisationsprojekte auch für öffentliche Auftraggeber. „Bundes- und Landesministerien, Behörden sowie Verbände vertrauen uns sensible Daten an. CenterDevice garantiert die Datenspeicherung ausschließlich in Deutschland und Sicherheit durch verschlüsselte Übertragung und Ablage. Das hat uns überzeugt“, so Geschäftsführerin Christel Marxen.

Struktur und Transparenz für flexible Teams

Bonner Bogen – Köln – Berlin – Frankfurt – Erfurt: Die Partner von m&p managen viele Projekte und müssen über die Unternehmensgrenzen hinaus von überall in Deutschland auf die gemeinsamen Daten zugreifen können – und das sicher, stabil und zuverlässig. Durch Zugriffsrechte, individuelle Kennzeichnungen von Projekten und Team-Gruppierungen lassen sich in CenterDevice selbst heterogene Gruppen optimal strukturieren. Jeder sieht nur die für ihn relevanten Inhalte und kann dank Versionierung den Status der jeweiligen Dokumente ablesen.

Geschäftsführer Richard Marxen: „Transparenz ist für uns die Basis erfolgreicher Zusammenarbeit. CenterDevice ist ideal für unser Netzwerk, auch, weil sich die Nutzerzahl flexibel und bedarfsgenau anpassen lässt.“

Daten einfach bereitstellen per Upload-Link

Ein Fokus der Agentur liegt in der Entwicklung und Umsetzung von Netzwerk-Projekten, beispielhaft hier „Demonstrationsbetriebe Ökologischer Landbau“ mit 242 Biohöfen und „Kinder-Garten im Kindergarten“ mit 200 ausgewählten Kindergärten. In diesen Netzwerk-Projekten nutzt m&p die Lösung zum Teilen großer Datenmengen. Daten-Sammlungen können unter einem Link bereitgestellt werden, der verschickt oder auf einer Website eingebunden werden kann. Praktisch: Ändert sich ein Dokument, muss nur eine neue Version hochgeladen werden, der Link hingegen bleibt der gleiche.
„Ob Biobauern oder Erzieherinnen – Informationen müssen unabhängig von technischen Voraussetzungen übermittelt werden können: Der Upload-Link von CenterDevice ist für unsere Netzwerk-Teilnehmer eine schnelle und einfache Hilfe zum Versenden von Bildern in Druckqualität“, so Karin Wilhelm, Senior Projektleitung.

Bilder verwalten und finden

Bilder sind von großer Bedeutung für die Kommunikation und Basis im Agenturgeschäft. m&p: public relations hat mit CenterDevice den Aufbau einer Bilderdatenbank realisiert. Durch die Verschlagwortung werden die Bilder leicht gefunden. Über die Kommentarfunktion können u. a. die Bildquellen angegeben werden. So hat man die Impressionen immer griffbereit – ob im Büro oder unterwegs.

„Besonders hilfreich finde ich die iPad-App“, so Kathrin Billgen, Senior Projektleitung. „Apropos Finden: Die Suchfunktion von CenterDevice ist so gut, dass wir selbst Dokumente finden, die wir nicht mehr ‚auf dem Schirm‘ hatten.“

m&p mit CenterDevice

• Aufbau einer Bilddatenbank
• Versand hochauflösender Bilder per Upload-Link
• Organisation verteilt arbeitender heterogener Teams