Dokumentenmanagement 4.0 – Sicherer Filetransfer

„Wie bekomme ich meine Daten von A nach B, wenn der Mailserver schon bei 10 MB in die Knie geht?“

Es ist Freitag, früher Nachmittag in Köln.

Das Projekt ist pünktlich fertig geworden. Sie müssen nur schnell noch die Präsentation, den Imagefilm und die Dokumentation den Kollegen in Hamburg zukommen lassen, damit es dort Montag früh direkt weitergehen kann. 

•  Outlook meldet: Die Anlagengröße überschreitet das erlaubte Maximum
• „Undelivered Mail Returned to Sender – Mailbox quota exceeded“: Die Meldung eines Mailer-Daemon. 
• Beim FTP-Upload erhalten Sie die Nachricht: Disc Quota Exceeded 

Freitag Nachmittag, die IT ist schon im Wochenende.

Der Admin nicht mehr erreichbar.
Sie überlegen, ob Sie eine DVD brennen sollen oder die Daten auf einem USB-Stick per Kurier nach Hamburg schicken.
Sie rechnen die Kosten durch. Sie durchsuchen die Schränke nach einem USB-Stick und beschreibbaren DVDs.
In Gedanken sagen Sie schon alle Termine fürs Wochenende ab und sehen sich selbst im Auto auf dem Weg nach Hamburg. 

Die Kollegen sind mittlerweile alle weg. Sie überlegen, ob es nicht einen Clouddienst gibt, über den Sie die Dateien sicher verschicken können, schließlich sind sensible Informationen in der Präsentation enthalten, die Sie nicht einfach so durch die Welt schicken können. Der Gedanke an eine Fahrt nach Hamburg erscheint Ihnen immer realistischer. 

Ich gebe zu, das ist jetzt etwas drastisch geschildert. Es soll Ihnen aber verdeutlichen, welche Schwierigkeiten auf Sie zukommen können, wenn Sie nicht rechtzeitig über eine Strategie für den Filetransfer nachdenken!

2018 werden voraussichtlich 281,1 Milliarden E-Mails täglich verschickt und empfangen! 2019 soll die Zahl noch ansteigen! (Quelle: Statista) Immer noch haben 1/3 der E-Mails, die Arbeitnehmer in Deutschland verschicken oder empfangen, einen Anhang. (Studie zur Informationsflut 2.0, Mindjet)

Die meisten Mailserver haben eine Größenbeschränkung. Je nach Anbieter liegt diese meistens zwischen 5 und 20 MB. Einen Film oder eine Präsentation mit vielen Bildern per E-Mail zu verschicken, ist unmöglich. Der Versand erfolgt meistens ungesichert und unverschlüsselt. Alle Informationen können also auf dem Weg abgefangen und ausgelesen werden. Der Versand wichtiger Inhalte als Dateianhang per E-Mail sollte also für Sie keine Option sein.

Haben Sie in Ihrem Unternehmen einen FTP-Zugang?

Können Sie anderen darüber Dateien zur Verfügung stellen und finden Sie das einfach?
Nicht selten werden für Zugang und Bereitstellung die Dienste eines IT-Administrators benötigt. Eventuell müssen Sie Ihrem Kontakt sogar noch telefonisch die Verwendung erklären – nicht jeder hat die notwendigen Kenntnisse.

Bleiben noch Clouddienste für den Filetransfer

Die Auswahl von Clouddiensten ist enorm groß, der Funktionsumfang reicht vom einfachen File-Transfer bis zu hochkomplexen Collaboration-Tools und Social Intranets. Bevor Sie sich für einen Dienst entscheiden, sollten Sie allerdings genau überprüfen, welchen Weg Ihre Daten nehmen:

• Werden die Daten verschlüsselt übertragen und gespeichert?
• Gibt es ein Limit für die Dateigröße?
• Wo und wie lange liegen die Dateien auf den Servern des Anbieters? Diese Frage ist besonders wichtig, wenn Sie Unternehmensdateien versenden wollen.
• Für eine datenschutzkonforme Nutzung sollten Sie eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung (ADV) mit Ihrem Cloudanbieter abschließen.
• Sinnvoll ist es, hier auf einen deutschen Cloudanbieter zurückzugreifen: Neben den Bestimmungen zum deutschen Datenschutz können Sie ihn bei Fragen einfach anrufen.
• Gibt es die Möglichkeit, die Download-Links zu schützen oder zu begrenzen? Beispielsweise durch ein Passwort, die Download-Anzahl oder ein spezifisches Datum?

Die Lösung für sicheren Filetransfer?

Eine zuverlässige Cloudsoftware für den einfachen und sicheren Dateiversand:

• bietet genug Speicherplatz – auch für große Dateien (Videos, RAW-Fotos, Präsentationen mit vielen Bildern, …)
• überträgt Ihre Daten verschlüsselt
• speichert Ihre Daten verschlüsselt
• speichert Ihre Daten in Deutschland
• schützt Ihre Downloadlinks, z. B. über Passwörter und Downloadbeschränkungen
• ist einfach und intuitiv zu nutzen

Mit CenterDevice bieten wir eine Cloudsoftware, die alle diese Punkte erfüllt – und noch viel mehr!
Versionierung, Kommentarfunktion, sicheres Teilen innerhalb des Unternehmens und ein schickes Design, in dem Arbeiten Spaß macht!

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Dieser Beitrag ist Teil 3 der Blogserie „Dokumentenmanagement 4.0“

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Beitrag aktualisiert: 24. Januar 2018