Inbox Zero – Der Kampf gegen die E-Mail-Flut und wie Sie ihn gewinnen können

Umfragen belegen, dass Menschen, die im Büro arbeiten, im Schnitt einen Arbeitstag pro Woche verlieren, um E-Mails zu bearbeiten. Ineffiziente Meetings kosten einen weiteren Tag. Es verbleiben also nur 3 Tage in der Woche für die wirkliche Arbeit.

Zeit das zu ändern!

Wie Sie weniger Zeit mit E-Mails verbringen und Ihre Inbox immer leer ist

Was genau ist eigentlich dieses allgegenwärtige „Inbox zero“, vielleicht der Weg aus dem Zeit-Dilemma?
Streng genommen bedeutet „Inbox zero“, dass, wann immer Sie Ihr E-Mail-Programm öffnen, um E-Mails zu bearbeiten, Sie die Posteingangsbox leer hinterlassen.

Ein Tipp vorweg: Achten Sie darauf, dass „inbox zero“, ein leerer Posteingang also, nicht zum „Zwang“ wird und Sie beginnen, Ihre E-Mails um jeden Preis aus dem Posteingang zu entfernen. Das Prinzip leitet vor allem zu einem effizienten Umgang mit E-Mails an.

Welche Arbeitsschritte Sie im Posteingang vornehmen sollten

Ihr E-Mail-Programm sollten Sie erst schließen, wenn Sie alle E-Mails bearbeitet haben und die Inbox leer ist. „Leer“ bedeutet in diesem Fall, dass Sie alle E-Mails gelesen und entschieden haben, wie Sie weiter vorgehen möchten.
Das klingt im ersten Moment anstrengend, aber nach einiger Zeit entwickeln Sie Routine in der Bearbeitung und Priorisierung von E-Mails.

Wenn Sie, wie ich, kein Fan von Ordnern sind, können Sie terminierte E-Mails in Ihrem Posteingang belassen. Achten Sie darauf, dass sich nicht zu viele E-Mails ansammeln und planen Sie Zeit ein, um terminierte Aufgaben zu erledigen!

Das Prinzip von Inbox Zero

„Inbox Zero“ basiert auf der Grundlage, dass Sie jede E-Mail nur ein einziges Mal bearbeiten und Sie sofort über die weitere Vorgehensweise entscheiden.

Für jede E-Mail haben Sie vier Entscheidungs-Optionen

1. Terminieren Sie die Aufgabe/Tätigkeit
2. Delegieren Sie die Aufgabe
3. Erledigen Sie die Aufgabe bzw. beantworten Sie die E-Mail sofort, allerdings nur, wenn dies weniger als 2 Minuten Zeit erfordert, andernfalls terminieren Sie die Bearbeitung.
4. Löschen oder Archivieren Sie die E-Mail.

So funktionierts in der Praxis

Fragen Sie sich bei jeder E-Mail: Gibt es etwas zu tun?

Ein Newsletter, den Sie nicht lesen? Löschen Sie ihn (und vergessen Sie nicht, sich aus dem Verteiler abzumelden)
Ein Newsletter zu einem spannenden Thema?
Schieben Sie ihn ins Archiv und lesen Sie ihn, wenn Sie Zeit haben!

Sie erhalten eine E-Mail von Ihrem Vorgesetzten:

Er muss spontan nach Liverpool fliegen, um einen Vortrag zu halten. Er benötigt eine aktualisierte Präsentation sowie ein Ticket für den Hin- und Rückflug.

1. Delegieren Sie die Aufgabe „Flug buchen“ an das Sekretariat
2. Setzen Sie die Aufgabe „Präsentation aktualisieren“ auf Ihre „To-Do“-Liste

Ihre Kollegin fragt per E-Mail, ob Sie sie zum Mittagessen begleiten wollen. Die Beantwortung dieser E-Mail dauert weniger als 2 Minuten und Sie können ihr direkt antworten. Auf deren Rückantwort, dass sie sich freue müssen Sie nicht reagieren, Sie können die E-Mail löschen.

Der Designer Mike Davidson gilt als Begründer der „5-Sätze-Regel“ (five.sentenc.es). Diese besagt, dass man E-Mails mit maximal 5 Sätzen beantworten soll.

Alles, das nicht in fünf Sätzen erklärbar ist, sollte man im direkten Gespräch besprechen. Sie müssen sich natürlich nicht streng daran halten, aber formulieren Sie E-Mails möglichst unkompliziert. Verschachtelte Sätze, Fremdwörter, komplizierte Fachsprache verwirren den Empfänger möglicherweise und erschweren die Kommunikation. Achten Sie also auf klare, zielgerichtete Formulierungen.

Nicht gelöschte E-Mails

E-Mails, die Sie nicht löschen sondern terminieren, delegieren oder archivieren, sollten Sie so ablegen, dass Sie nicht den Überblick verlieren. Nutzen Sie verschiedene Tags oder Ordner, um Ihre E-Mails zu strukturieren:

1. Aktivität: Hier legen Sie die terminierten Aufgaben ab
2. Warten: Sie haben die Aufgabe delegiert und warten auf Erledigung durch Dritte? Legen Sie diese E-Mails hier ab
3. Archiv. Sie möchten E-Mails aufheben, um sie später noch einmal zu nutzen? Im Archiv ist der richtige Platz dafür.

Ist eine delegierte oder eine terminierte Aufgabe erledigt, schieben Sie die Mail ins Archiv.

Um Prioritäten richtig zu setzen, ist das Eisenhower-Prinzip eine gute Idee. Weitere Infos u.a. auch zum Eisenhower-Prinzip und zur Produktivitäts-Steigerung lesen Sie hier

Automatisieren Sie Workflows:

Senden Sie E-Mails von bestimmten Absendern automatisch weiter. Ich leite zum Beispiel über eine Regel alle E-Mails mit Anhang und der Absenderadresse rechnung@firma.de direkt an CenterDevice weiter, dort landen sie vertaggt automatisiert in der Sammlung „Eingangsrechnung“ und werden dort weiterbearbeitet. (So funktioniert der E-Mail-Upload)

Das Eisenhower-Prinzip

Beim Eisenhower-Prinzip wird Wesentliches von Unwesentlichem getrennt. Bei dieser Methode teilen Sie Aufgaben in Kategorien ein.

Die wichtigsten Aufgaben erledigen Sie, die unwichtigen Aufgaben können Sie aussortieren.

Die Kriterien Wichtigkeit (wichtig/nicht wichtig) und die Dringlichkeit (dringend/nicht dringend) ergeben vier Kombinationsmöglichkeiten, nach denen Sie Aufgaben priorisieren sollten.

• wichtig und dringend: Sofort selbst erledigen
• wichtig und nicht dringend: Terminieren und selbst erledigen
• nicht wichtig und dringend: Delegieren Sie diese Aufgaben an Mitarbeiter
• Nicht wichtig und nicht dringend: Bearbeiten Sie diese Aufgabe nicht

Sie müssen sich nicht strikt an diese Einteilung halten, sie hilft Ihnen, die Priorität Ihrer Aufgaben richtig einzuschätzen.

Wichtigkeit geht immer vor Dringlichkeit!

A-Aufgaben: Sofort selbst erledigen

Es gibt Aufgaben, die Sie sofort selbst erledigen müssen. Nach dem Eisenhower-Prinzip sind das die sogenannten „A-Aufgaben“. Diese haben eine hohe Wichtigkeit und eine hohe Dringlichkeit.

Krisen, akute Problemstellungen oder die Erstellung einer Präsentation für den bevorstehenden Pitch könnten solche A-Aufgaben sein.

B-Aufgaben: Terminieren und selbst erledigen

Wichtige Themen, die nicht dringend sind: Vorbereitungen, Planungen etc.
Tragen Sie diese Aufgaben in Ihre To-Do-Liste ein, um sie in einem festgelegten Zeitfenster zu bearbeiten.

C-Aufgaben Aufgaben, die Sie delegieren können

Viele Aufgaben sind Zeitfresser. Prüfen Sie genau, ob Sie diese Aufgaben nicht delegieren können. In diese Rubrik fallen häufig Telefonate, Meetings und Besprechungen.
Die Einordnung in Kategorien ist immer abhängig von Ihren Tätigkeiten und Ihrem Aufgabengebiet:#
Die oben angesprochene Flugbuchung nach Liverpool ist für Sie eine C-Aufgabe, die Sie delegieren sollten.
Für die Kollegin im Sekretariat ist diese Aufgabe allerdings eine A-Aufgabe, die sie sofort selbst erledigen wird.

Viele Aufgaben und Themen sind wiederkehrend. Sie werden nach einer Weile ein Gespür dafür entwickeln, wie Sie mit der Aufgabe verfahren. Für den Anfang ist es hilfreich, wenn Sie sich die Grafik ausdrucken und an Ihren Arbeitsplatz legen. Das Eisenhower-Prinzip eignet sich nicht nur für E-Mails, auch für alle anderen anfallenden Aufgaben kann es sehr nützlich sein. Die Grafik zum Ausdrucken können Sie hier als PDF-Datei herunterladen.

Bearbeitungszeiten: Immer, sporadisch oder zu festen Zeiten?

Für die Bearbeitungszeit von E-Mails angeht, gibt es verschiedene Vorgehensweisen und Ratschläge. Die einen raten zu „festen Zeiten“, andere öffnen und bearbeiten jede E-Mail direkt beim Eintreffen, wieder andere verfahren nach der Regel: „so selten wie möglich, aber so oft wie nötig“. Mit welcher Art der Bearbeitung Sie am Besten zurechtkommen hängt von Ihrer persönlichen Arbeitsweise ab.

Dazu ein Tipp: Auch wenn Sie die Benachrichtigungen für E-Mails eingestellt haben und Ihr E-Mail-Programm eine neue E-Mail signalisiert: Schauen Sie nur in Ihr E-Mail-Programm, wenn Sie gerade Zeit haben, die E-Mail zu bearbeiten bzw. zu delegieren.

Kurz auf dem Flur vor dem Meeting noch die E-Mails zu checken ist häufig keine gute Idee. Im schlimmsten Fall beschäftigt Sie die unbearbeitete E-Mail gedanklich während des Meetings. Lesen Sie dazu auch unseren Artikel: Tipps für effiziente Meetings.

Jetzt sind Sie dran!

Räumen Sie Ihren Posteingang auf. Richten Sie Upload E-Mail Adressen für Ihre Workflows ein und legen Sie los!
Upload E-Mail Adressen sind auch ein hilfreiches Tool, um Ihre Eingangsrechnungen strukturiert abzulegen!