Unsere Leistungsbeschreibung

Funktionen

Gilt für das Starter-Paket

• Strukturierte Ablage von Dokumenten und Dateien
• Rechtemanagement
• Teilen mit anderen Benutzern
• Teilen mit Externen
• Suchfunktion
  • Volltextsuche nach Begriffen (OCR Volltexterkennung), Dateinamen, Eigentümern, Metadaten, Schlagwörtern
  • Filtern nach Metadaten, Schlagwörtern, Dateityp, Zeit etc.
  • Suchvorschläge
  • Gespeicherte Suchen
• Versionierung von Dokumenten, Versionshistorie und -management
• Speicherung und Anzeige von vielen gängigen Dokumenten- und Mediaformaten
• Präsentationsmodus für PDF-Dokumente
• Kommentarfunktion mit Kommentarhistorie
• Protokollfunktion
• Dokumente mit Schlagwörtern versehen
• Dokumente mit Metadaten versehen
• Metadatenformulare
• Datei-Upload per Drag & Drop, Upload-Button, E-Mail, Upload-Link, SFTP
• Organisation mit Sammlungen
• Listen- und Kachelansicht, kombinierte Ansicht
• Nutzer einladen und Gruppen bilden
• Ablagestrukturen erstellen (mehrstufig) und intern oder mit Externen teilen
• Öffentliche Sammlungen
• Benachrichtigung bei Änderungen (E-Mail, Push-Notification)
• Verfügbare Sprachen: Deutsch, Englisch

Gilt für das Business-Paket

• Alles aus dem Starter-Paket
• Dokumententrennung durch Barcodesplit
• PDF-Dokumente trennen und zusammenführen
• PDF-Annotationen
  
• Wiedervorlagen
• Lesebestätigungsworkflow
• Genehmigungsworkflow
• Metadatenworkflow
• Regeln
• Archiv – GoBD-konform und rechtssicher (GoBD-testiert nach IDW PS 880)
• DATEV-Belegbilderservice – automatisierte Übertragung von digitalen Belegbildern (Dokumenten) von CenterDevice nach DATEV Unternehmen Online¹

Gilt für das Enterprise-Paket

• Alles aus dem Business- und Starter-Paket
• SecureDataRoom-Funktion: Auditierbare Sammlungen
• Whitelabeling: CenterDevice im eigenen Corporate Design (Branding, Logo, Apps)
• Single-Sign-On
• Administrator-Konsole
• Rest-API-Integration zu bestehenden Anwendungen

Apps^2,3

• Web-Client (Edge ab 79, Firefox ab 65, Chrome ab 72, Safari ab 12)
• Android-Client (ab 8.0)
• iOS-Client (ab 11.0)
• CenterDevice Desktop-Client (Windows ab 10, macOS ab 10.12)

Übertragung und Speicherung

• Dateigröße bis 10 GB
• Gemeinsamer Teamspeicher

Benutzerverwaltung³

• Benutzeradministration
• Lizenzverwaltung

Sicherheit⁴

• Datenspeicherung ausschließlich in Deutschland
• Zertifizierte Rechenzentren
• Perfect Forward Secrecy für alle TLS Verbindungen
• Zwei-Faktor-Authentifizierung
• Verschlüsselte Datenübertragung, verschlüsselte Datenspeicherung
• BSI-C5 Testierung
• ISO 27001-Zertifizierung
• GoBD-Testat (IDW PS 880)⁵

Update, Support und Schulung

• Bereitstellung von Software-Updates
• Support per E-Mail, Telefon und Webinare
• Telefonischer Support während der üblichen Geschäftszeiten (derzeit Mo.-Fr. 9:00-17:00 Uhr, außer an Feiertagen NRW)
• Persönliche Begleitung (Professional Service)⁶

Verfügbarkeit

• CenterDevice strebt an, den Systemzugriff auf ihre SaaS-Dienste und -Services permanent, das heißt 24 Stunden am Tag, 365 Tage im Jahr zu ermöglichen.
  Der Hostingbetrieb ist auf eine über 98%ige Verfügbarkeit p.a. ausge­legt, ausgenommen hiervon sind jedoch routinemäßige, erforderliche und geplante Wartungs- und Instand­setzungsmaßnahmen. Die jederzeitige Verfügbarkeit wird jedoch aus­drücklich nicht garantiert und ist nicht geschuldet. Insbesondere kann aus technischen Gründen, etwa wegen erforderlicher Wartungs- und Instandsetzungsarbeiten der Zugriff zeitweise beschränkt sein.
  Soweit möglich, werden erforderli­che Wartungs- und Instand­setzungsarbeiten angekündigt, so insbe­sondere die routine­mäßigen War­tungs- und Instandsetzungsarbeiten.
  Die Nichtverfügbarkeit aufgrund Wartungs- und Instandsetzungsarbeiten nach diesem Abschnitt begründet keinen Minderungsanspruch, wenn sie 24 Stunden täglich, 48 Stunden wöchentlich und 96 Stunden monatlich nicht übersteigt.

Datenexport

• Sie haben die Möglichkeit, Ihre im CenterDevice SaaS Dienst hinterlegten Dokumente und Ablagestrukturen abzurufen und lokal zu speichern. Dies kann über die allgemein verfügbaren Standardzugänge wie den CenterDevice Webclient oder den Desktop Client geschehen.
• Darüber hinaus erstellt CenterDevice Ihnen auf Anfrage ein Angebot für einen umfangreichen Datenexport Ihres CenterDevice-Mandanten. Der Export enthält Ablagestrukturen, Dokumente und dazu gespeicherte Metadaten. Dazu zählen z.B. Dateinamen, Kommentare, Freigaben, Schlagwörter, benutzerdefinierte Metadaten, Informationen zu Benutzern und Gruppen sowie – in Abhängigkeit der gebuchten Funktionen – Protokoll- und Archivierungsinformationen. Dargestellt werden exportierte Metadaten im maschinenlesbaren JSON-Format der CenterDevice REST API. Die Übergabe des Datenexports findet nach Abstimmung auf einem geeigneten Medium statt.
• Bitte beachten Sie, dass die Durchführung eines beauftragten Datenexports einen laufenden, kostenpflichtigen Account bei uns voraussetzt und der Datenexport nach Beauftragung einen Zeitraum von 30 Tagen benötigt.
• TIPP: Diesen Zeitraum sollten Sie vor allem dann beachten, wenn Sie die Zusammenarbeit mit uns beenden wollen bzw. die Ihrerseits gewählte Vertragslaufzeit vor Ablauf der benötigten 30 Tage enden sollte. In solchen Fällen ist uns ein Export Ihrer Daten z.B. wegen bestehender Löschungspflichten grundsätzlich nicht mehr möglich. Aus Kapazitätsgründen können wir Ihnen unseren Datenexportservice maximal einmal pro Quartal anbieten.

Benutzerrollen

• Administratoren können den gesamten Account verwalten. Sie haben als einzige Benutzer Zugriff auf die Einstellungs-Optionen:Kontoeinstellungen
  • Benutzerverwaltung
  • Lizenzen & Rechnungsdaten
  • Auftragsverarbeitung
    Darüber hinaus haben sie die gleichen Berechtigungen wie interne Benutzer.
• Interne Benutzer sehen alle Nutzer und Gruppen eines Accounts. Sie können öffentlichen Sammlungen beitreten und mit allen Nutzern Dokumente, Sammlungen und Ordner teilen. Sie können eigene Sammlungen erstellen und Dokumente speichern. Sie dürfen Dokumente versionieren, verschlagworten und kommentieren.
• Externe Benutzer können eigene Sammlungen erstellen und Dokumente speichern. Sie können nur Gruppen sehen in denen sie selbst Mitglied sind. Außerdem können sie nur andere Benutzer sehen, mit denen Sie zusammen in einer Gruppe sind. Sie dürfen Dokumente versionieren, verschlagworten und kommentieren.
• Gäste können keine Dokumente hochladen. Sie sehen keine anderen Benutzer. Sie können nur auf Ordner und Dokumente zugreifen, die für sie freigegeben wurden.

¹ Setzt einen separaten entgeltlichen Vertrag zu DATEV Unternehmen online und DATEV Belege online voraus

² Für Starter- und Business-Paket

³ Für Enterprise auf Anfrage

⁴ Für alle Pakete

⁵ Für Business- und Enterprise-Paket

⁶ Kostenpflichtige Zusatzleistung