Meetings effizient planen und durchführen

von Cathrin Ribbrockam in Ratgeber

Beitrag überarbeitet am 07.02.2020

Meetings sind ein wichtiges Instrument in der Zusammenarbeit. Werden sie aber ineffizient durchgeführt, schaden sie mehr als sie nutzen.

effiziente_Meetings

Lange Meetings ohne messbaren Fortschritt frustrieren die Teilnehmer.

Lernen Sie in diesem Blogbeitrag, wie Sie Meetings effizient planen und durchführen.

Die 7 häufigsten Fehler in Meetings:

  1. Es gibt keine Meeting-Leitung und die Teilnehmer sind schlecht vorbereitet
  2. Es gibt keine Agenda
  3. Es sind keine klaren Ziele festgelegt
  4. Es sitzen nicht die richtigen Teilnehmer im Meeting (keine Entscheidungsbefugnis, falsches Thema, zu wenig Information im Vorfeld)
  5. Es kommt zu endlosen Diskussionen da keine Struktur vorgegeben ist
  6. Beschlüsse werden nicht festgehalten
  7. Weitere Schritte werden weder konkretisiert noch auf Erfolg kontrolliert

Meetings effizient planen

Für Führungskräfte gilt: scheuen Sie sich nicht vor Absagen!
Nicht alle Meetings sind für Sie notwendig. Nehmen Sie nur an Besprechungen teil, die Sie direkt betreffen und in denen Sie sich einbringen können.
Sie müssen auch nicht dem ganzen Meeting beiwohnen. Gehen Sie, wenn der wichtige Teil besprochen ist, oder erscheinen Sie erst, wenn es um für Sie Wesentliches geht.

Legen Sie eine Agenda fest

Um zu wissen, wann der wichtige Teil des Meetings stattfindet, ist es natürlich notwendig, dass eine Agenda festgelegt wird.
Dies hilft, Meetings zu strukturieren und endlose Diskussionen zu vermeiden.

Legen Sie für die einzelnen Punkte einen Zeitplan fest. Achten Sie darauf, dass diese Zeiten eingehalten werden. Erstellen Sie eine Agenda und lassen Sie diese Ihren Mitarbeitern zukommen.

Achten Sie bei der Einladung darauf, dass Sie nur die Personen einladen, die etwas zum Thema beizutragen haben!

Bestimmen Sie Meeting-Leitung

Um ausufernde Meetings zu vermeiden, legen Sie für jedes Meeting eine Meeting-Leitung fest. Ohne eine konsequente Leitung ist die Gefahr groß, dass Ihre Meetings zeitlich und inhaltlich den Rahmen sprengen.

Besprechen Sie nur, was vorher nicht bekannt und geklärt ist.
Diese Themen, soweit sie von Relevanz für das Meeting sind, sollten Sie über ein Vorabprotokoll an die Teilnehmer freigeben.

Dokumentieren Sie Ihre Meetings!

Bestimmen Sie am Anfang des Meetings einen Teilnehmer, der die besprochenen Punkte und Ergebnisse protokolliert. Teilen Sie das Protokoll im Nachgang mit allen Teilnehmenden! Es dient zusätzlich zur Nachbereitung, Information für Menschen, die nicht teilgenommen haben und kann in Folgemeetings zur Zusammenfassung dienen.

Bei wichtigen Themen und Inhalten können Sie zusätzlich im Nachgang eine Lesebestätigung des Protokolls anfordern.

Erstellen Sie einen Aufgabenplan

Achten Sie darauf, dass alle weiteren Aktionen und Aufgaben klar notiert sind. Ergänzen Sie namentlich, welcher Mitarbeiter welche Aufgaben und Maßnahmen zu erledigen hat und wer für das Thema verantwortlich ist.

Vergessen Sie nicht, auch Termine und Fälligkeiten festzuhalten!
Stellen Sie den Teilnehmern Protokoll und Aufgabenplan zeitnah zur Verfügung!

Wenn eine Aufgabe erledigt ist sollte der Verantwortliche eine Rückmeldung erhalten. Gibt es Verzögerungen oder Probleme, muss der Themenverantwortliche informiert werden. Es sollte aber immer Ziel des Aufgabenverantwortlichen sein, eine Lösung zu finden.

Collaboration Tool für mehr Effizienz

Unser Tipp: Nutzen Sie ein Collaboration-Tool: Über die Kommentarfunktion direkt am Dokument werden alle Teilnehmer direkt informiert und können den aktuellen Stand der Aufgabenbearbeitung einsehen. CenterDevice eignet sich bestens dazu, Protokolle, die Agenda und weitere Unterlagen zu verwalten und zu verteilen.

Registrieren Sie sich für einen kostenlosen Test!

Erfolge kontrollieren

Kontrollieren Sie beim Folgemeeting den Erfolg der geplanten Aufgaben und Maßnahmen.

Aktivieren Sie die Teilnehmenden!

Manche Themen müssen diskutiert werden.
Nutzen Sie verschiedene Moderationsmaßnahmen, um eine sinnvolle und erfolgreiche Diskussion zu führen

  • Beziehen Sie alle Teilnehmenden mit ein und holen Sie sie aus ihrer Passivität
  • Fassen Sie die Ergebnisse zusammen
  • Sorgen Sie dafür, dass der rote Faden nicht verloren geht
  • Begrenzen Sie Wortbeiträge, wenn sie inhaltlich ausufern
  • Bitten Sie um Stellungnahme
  • Erreichen Sie ein Ziel und schließen Sie Diskussionen positiv ab

Natürlich erfordern diese Maßnahmen Disziplin und ein gewisses Maß an Vorbereitung.
Aber denken Sie immer daran:

Effiziente Meetings sparen Zeit und Geld

Ihre Mitarbeiter sind motivierter und haben Spaß und Sie können Fortschritt und Erfolge kontrollieren und planen!