Produktivität steigern – 12 Tipps für bessere Ergebnisse

Haben Sie manchmal das Gefühl, dass Sie den ganzen Tag gearbeitet haben, aber trotzdem nicht produktiv waren? So steigern Sie Ihre Produktivität!

Manchmal reicht eine kleine Optimierung im Zeitmanagement und Sie können Ihre Produktivität steigern. Wer produktiver arbeitet, ist schneller bei der Erledigung der Aufgaben, hat mehr Zeit für die wichtigen Dinge im Leben und erzielt bessere Ergebnisse.

Wir zeigen Ihnen heute einige Tipps und Methoden, die Ihnen helfen können, produktiver zu arbeiten.

Produktivität steigern: So geht’s

1. E-Mails

Nicht ständig E-Mails checken! Stellen Sie die automatischen Benachrichtigungen Ihres E-Mail-Programms ab und kontrollieren Sie Ihre E-Mails nur zu bestimmten Zeiten. So werden Sie nicht bei jedem Blinken des Programms von Ihrer aktuellen Arbeit abgelenkt.

2. Um Wichtiges kümmern

Sie haben eine wichtige E-Mail erhalten? Kümmern Sie sich sofort darum und legen Sie die E-Mail dann ab.

3. Projekte einteilen

Teilen Sie größere Projekte in mehrere kleine Aufgaben ein und erledigen Sie diese nacheinander.

4. Priorisieren

Priorisieren Sie Ihre Aufgaben nach dem Eisenhower-Prinzip.
Dies bedeutet, dass Sie die wichtigsten Aufgaben erledigen und die unwichtigen Aufgaben aussortieren können.
Die Kriterien Wichtigkeit (wichtig/nicht wichtig) und die Dringlichkeit (dringend/nicht dringend) ergeben vier Kombinationsmöglichkeiten, denen Sie Ihre Aufgaben zuordnen können:

• wichtig und dringend: sofort selbst erledigen
• wichtig und nicht dringend: terminieren und selbst erledigen
• nicht wichtig und dringend: Delegieren Sie diese Aufgaben an Mitarbeiter
• nicht wichtig und nicht dringend: Bearbeiten Sie diese Aufgabe nicht

Es ist nicht notwendig, sich strikt an diese Einteilung zu halten. Sie kann Ihnen vor allem zur Einschätzung der Prioritäten Ihrer Aufgaben dienen.

5. 80/20 – Das Pareto Prinzip

Das Pareto-Prinzip besagt, dass 80% einer Aufgabe mit 20% Aufwand erreicht werden können. 20% der Arbeit an einem Projekt sind so entscheidend, dass sich damit schon 80% der gesamten Aufgabe erledigen lassen. Die übrigen 80% bringen nur noch 20% des Ergebnisses.
Dies bedeutet nicht, dass Sie Zeit sparen, indem Sie nur noch 20% Ihrer verfügbaren Zeit für die Arbeit benötigen! Fokussieren Sie sich darauf, die Kernaufgaben eines Projekts zu erledigen.
Priorisieren Sie und erledigen Sie 80% der Aufgabe. Die restlichen 20% dienen der Perfektionierung.
Nicht jede Aufgabe muss zu 100% perfekt erledigt sein, manchmal ist es sinnvoller, alle Aufgaben zu 80% zu erledigen als eine Aufgabe zu 100% zu erledigen und dafür andere wichtige Aufgaben wegen Zeitmangels gar nicht erst beginnen zu können.

6. Pomodoro-Technik

Bei der Pomodoro-Technik teilen Sie sich Ihre Arbeitszeiten in Einheiten von jeweils 25 Minuten ein. Nach jeder Einheit erfolgt eine Pause von 5 Minuten.
Nach 4 Arbeitseinheiten legen Sie eine Pause von 15 Minuten ein. Diese Methode kann Ihnen helfen, Aufgaben fokussiert und konzentriert anzugehen, da Sie bemüht sein werden, die festgelegten Aufgaben in dieser Zeit zu erledigen.

7. To-do-Listen

Schreiben Sie eine To-do-Liste am Abend für den folgenden Tag. Legen Sie benötigtes Arbeitsmaterial bereit, so können Sie direkt starten.
Priorisieren Sie die Aufgaben auf Ihrer Liste nach Ihrer bevorzugten Methode.
Ob Sie Ihre To-do-Liste am Rechner, auf dem Smartphone oder ganz klassisch mit Stift und Papier führen, ist egal. Das Wichtigste ist, dass Sie mit Ihrer Liste gut arbeiten können.

8. Eat the frog – Unangenehmes zuerst

Erledigen Sie die unangenehmste Aufgabe direkt zu Beginn Ihrer Arbeitszeit: Der Erfolg wird den Verlauf des Arbeitstages positiv beeinflussen

9. Leistungskurve kennen

Wissen Sie, wann Ihre Produktivität am höchsten ist? Die Leistungsfähigkeit des Menschen schwankt im Laufe des Tages teilweise erheblich.
Ermitteln Sie Ihre persönliche Leistungskurve, passen Sie Ihre Aufgaben an deren Verlauf an und erledigen Sie die wichtigen Dinge in der Zeit der höchsten Leistungsfähigkeit.
Ein „Hoch“ in Ihrer Leistungskurve erkennen Sie an der Leichtigkeit, mit der Sie sich Aufgaben widmen, der geistigen Präsenz und Ihrer aktuellen Belastbarkeit.

10. Keine Störungen

Sie müssen eine wichtige und dringende Aufgabe erledigen? Achten Sie darauf, dass Sie störungsfrei arbeiten können.
Schalten Sie alle Ablenkungs- und Störfaktoren aus, leiten Sie, falls möglich, Ihr Telefon um und geben Sie Ihren Kollegen Bescheid und bitten Sie darum, nicht gestört zu werden. Wenn Sie lärmempfindlich sind, können Kopfhörer mit „Active Noise Cancelling“ (ACN) helfen.

11. Aufgaben clustern

Legen Sie ähnliche Aufgaben zusammen: Abarbeiten einer Telefonliste, Beantwortung von E-Mails. Sie können auch Aufgaben bündeln, die einen inhaltlichen, strukturellen oder zeitlichen Zusammenhang haben oder voneinander abhängen. So können leichter neue Ideen entstehen, da Sie sich auf ein Thema konzentrieren können

12. Effiziente Meetings

Achten Sie auf effiziente Meetings

• Ist die Besprechung wirklich notwendig?
• Sind nur die Personen eingeladen, deren Anwesenheit erforderlich ist?
• Verschicken Sie die Agenda und relevante Informationen schon mit der Einladung
• Geben Sie einen Zeitrahmen für die Tagungsordnungspunkte vor und versuchen Sie, diesen einzuhalten
• Starten Sie pünktlich und enden Sie pünktlich
• Fassen Sie die Ergebnisse und resultierende Aufgaben am Ende zusammen.

Unser Tipp:

Legen Sie Protokolle, Agenda und Dokumente in CenterDevice ab. So ist jeder Teilnehmer auf dem gleichen Wissensstand und Sie finden dank der schnellen Suche jederzeit die gewünschten Dateien wieder.