Rechnungen mit Schlagwörtern organisieren

Sie wollen Ihre Rechnungen endlich mit System archivieren, aber die Verwendung von Schlagworten erscheint umständlich?
Mit den folgenden Ratschlägen finden Sie Ihr passendes System zur Rechnungs-Organisation mit Schlagworten.

Warum Schlagwörter und keine Ordner?

Oft legen wir Rechnungen in Ordner ab und schaffen uns so ein scheinbar organisiertes Ablagesystem. Das funktioniert gut solange alle Rechnungen in die vorgesehenen Ordner abgelegt werden und keine Dubletten vorhanden sind, z.B. weil Sie eine Rechnungskorrektur erstellen müssen oder Rechnungen einfach doppelt abgelegt werden.

Das Ablagesystem über Ordner stößt auch auf anderem Wege an Grenzen. In der Regel haben große Ablagestrukturen mehrere Dimensionen. Dadurch wird die Struktur schnell groß und unübersichtlich.

Folgende Anforderungen für die Archivierung der Rechnungen und Darstellung der Dimensionen müssen erfüllt werden: Eingangsrechnung [ER], fortlaufende Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Jahr der Rechnung, Rechnungsquartal und Rechnungsempfänger (Kunde) zu archivieren.

Eine klassische Ordner-Struktur könnte wie folgt aussehen:
-Rechnungen
–Rechnungen [ER] —Rechnungen [ER] 2015
—-Rechnungen [ER] Q4 2015
—–Rechnungen Meier AG
——Rechnung_0000-0000-01_Meier AG_08122015

Abb. 1 – Klassische Ordnerstruktur

Für Ausgangsrechnung [AR] gilt diese Ordner-Struktur analog.

Herausforderungen klassicher Ordner-Strukturen

Die Ablage der Rechungen nach Kundenname erzeugt viele Unterordner. Bei 100 Lieferanten legen Sie 100 Unterordner an. Sind in einem Jahr oder Quartal keine Rechnungen von einem bestimmten Lieferanten vorhanden, liegt ein leerer Ordner auf Ihrem Laufwerk. Eine Ordnerstruktur mit >50 Ordnern wirkt schnell unübersichtlich. Das Beispiel (Abb. 1) zeigt nur wenige Ordner und Rechnungen. Bereits hier geht die Übersichtlichkeit und Struktur verloren.

Jede neue Rechnung muss in den vorher definierten Dateinamen umbenannt werden. Das kostet Zeit, das Wiederfinden der Rechnungen ist dadurch nicht schneller. Die Suchfunktion auf Ihrem Rechner ist umständlich und langsam.

Die Einrichtung von Schlagwörtern und die Vorüberlegungen für eine passende Struktur scheinen zuerst umständlich. Das Setup für eine gute Tag-Struktur ist aber vergleichbar mit der Auswahl einer passenden Dokumenten-Namen-Struktur. Wenn eine Tagging-Struktur steht ist das Vertaggen der Dokumente eine Sache von wenigen Sekunden. Neuen Dokumenten werden Schlagwörter mit wenigen Klicks hinzugefügt oder beim Upload automatisch hinzugefügt.
Das Suchen und Filtern nach Schlagwörtern funktioniert schnell und bequem: Geben Sie nur ein oder mehrere Schlagwörter in die Suche ein.
Für das Beispiel aus Abb. 1 könnte folgende Tag-Struktur sinnvoll sein:
Schlagwörter: #rechnung; #ER; #AR; #Q4; #2014; #2015; #Meier AG

Mit diesem System können Sie sich alle Rechnungen aus dem Quartal 4 2014 anzeigen zu lassen – ohne dass Sie sich durch 4 oder mehr Ordnerebenen klicken müssen.
Ein weiterer Vorteil der Schlagwörter: Sie können Rechnungen so auch Projekten oder Themen zuordnen, ohne dass Sie die Datei an zwei Orten abspeichern müssen. So kann eine Rechnung den „Eingangsrechnungen im Quartal1 2016 von Messebau Schneider“ zugeordnet sein, Sie finden sie aber auch, wenn Sie alle Rechnungen suchen, die dem Projekt „Hausmesse“ zugeordnet sind, ohne dass Sie wissen müssen, wie Ihr Messebauer genau heißt.

Rechnung finden über OCR-Texterkennung

Ein Tag für die Rechnungsnummer und oder das Datum sind nicht notwendig. Die OCR-Texterkennung ermöglicht die Suche innerhalb von Dokumenten, so finden Sie Dateien auch, wenn sie ein Wort aus dem Inhalt oder die Rechnungsnummer eingeben.
Es sollten nur Schlagwörter angelegt werden, um den Dokumenten Struktur zu geben und das Finden über die Such- und Filterfunktion zu verbessern.
Einige Tipps, wie Sie optimale Schlagwörter für Ihre Dokumente finden, haben wir für Sie zusammengestellt.

Wir organisieren Sie Ihre Rechnungen? Wir sind gespannt auf Ihr Feedback!
Wenn Sie die Organisation mit Schlagwörtern testen möchten, können Sie sich für einen kostenlosen Testzugang registrieren oder melden Sie sich für ein Webinar an!