agindo Akademie: Schulungsorganisation mit CenterDevice

Seminar-Organisation, Teilnehmer-Unterlagen, Alumni-Programm

Mit der agindo Akademie betreibt die agindo GmbH eine Schulungsabteilung, die Seminare im Bereich MS-Office anbietet und durchführt. Zur Organisation, Koordination und Bereitstellung sämtlicher Schulungsunterlagen setzt das bundesweit arbeitende Unternehmen das Dokumenten-Management-System CenterDevice ein. Mehrere Tausend Teilnehmer besuchen jährlich die agindo Akademie.

„Wir haben mit CenterDevice die ideale Anwendung gefunden, um alle logistischen und organisatorischen Herausforderungen zu lösen“, so Armin Dippel, Geschäftsführer der agindo GmbH.

Top organisiert bei der Schulungsorganisation

„Alle organisatorischen Informationen wie Anfahrtsbeschreibung, Informationen zur Schulung und Schulungsinhalten werden Teilnehmern und Dozenten bereits im Vorfeld zur Verfügung gestellt“, so Dippel. „Die Freigabe von Übungsdateien während der Schulung und die Bereitstellung von Schulungsunterlagen und bearbeiteten Schulungsdateien nach der Schulung sind weitere Anforderungen unserer Akademie.“

Dieses Anforderungsspektrum löst die agindo GmbH mit einem Anwender- und Rollenkonzept innerhalb der CenterDevice-Anwendung: Über die Anwender „Administrator“, „Dozent“ und „Teilnehmer“ werden unterschiedliche Berechtigungen und Aufgaben für die Zeiträume vor-, während- und nach der Schulung verteilt.

„Das klingt zunächst einmal verwirrend, hat sich in der Praxis aber als ungemein effektiv herausgestellt: Unser organisatorischer Aufwand rund um eine Maßnahme ist praktisch auf ein Minimum gesunken, da die gleichen Prozesse immer wieder weitestgehend automatisch ablaufen“, erklärt Armin Dippel. „Das aufwändige Zusammenstellen und Kopieren von Schulungsunterlagen auf einen Datenträger entfällt komplett. Dies lösen wir mit CenterDevice durch Freigabelinks, die wir einfach an die Teilnehmer versenden und die Schulungsunterlagen-Dateien damit zum Download bereitstellen.“

Sofortige Seminarnachbereitung  

Selbst nachgelagerte Prozesse, wie die Abrechnung mit den jeweiligen Auftraggebern, werden vereinfacht: So wird nach Ablauf der Schulung beispielsweise die Teilnehmerliste als elementarer Bestandteil der Abrechnung mit dem Kunden einfach vom Dozenten hochgeladen.

„Alle wichtigen Abrechnungsdokumente stehen unmittelbar nach Ablauf der Schulung in CenterDevice zur Verfügung und müssen nicht mehr mühsam zusammengestellt werden“, so Armin Dippel, „zuvor musste man oft Tage warten, bis das Original per Post kam“.

Die Zukunft mit CenterDevice:
Eine agindo-Wissensplattform

Die agindo GmbH hat noch weitere Pläne mit CenterDevice und möchte ein kostenloses „Alumni-Programm“ ins Leben rufen, um ehemalige Schulungsteilnehmer über CenterDevice enger ans eigene Unternehmen zu binden. Ziel ist es, ehemaligen Teilnehmern eine Plattform für Wissensmanagement zur Verfügung zu stellen und erste Anlaufstelle zu sein, wenn es um Fragestellungen bei den MS-Office-Anwendungen geht. Gleichzeitig kommen die Mitglieder aus dem Alumni-Programm in den Genuss exklusiver Angebote und Leistungen.

Ein Blogbeitrag aus unserer Serie „Wie arbeitet eigentlich..?“