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Woran denken Sie, wenn Sie das Wort Archiv hören? An zahllose Ordner, meterweise einsortiert in Regalen, abgeheftete Rechnungen und Belege, ohne Übersicht darüber, was genau wo abgelegt ist?
Dann sollten Sie neu denken – nämlich an ein digitales und rechtssicheres Archiv!
Ich weiß nicht, wie das in Ihrem Unternehmen läuft, aber häufig sind Freigabeprozesse so richtig nervig. Dabei muss es sich noch nicht mal um große Projekte mit vielen involvierten Personen handeln, gerade die vielen kleinen Abstimmungen Tag für Tag kosten Unmengen Zeit und Nerven. Die PR-Abteilung benötigt die Freigabe eines Zitats für eine Pressemitteilung, der Artikel für den Unternehmensblog muss redigiert werden, die Präsentation bei einem wichtigen Kunden soll noch einen 4-Augen-Check durchlaufen.
Neulich habe ich meinen Desktop aufgeräumt und neu sortiert. Ich habe ein Dokument geöffnet und im selben Moment fiel mir siedend heiß ein, dass die Deadline für diesen Artikel schon vor zwei Tagen war. Als ich die Datei gespeichert habe, dachte ich mir noch: Klar, liegt auf dem Desktop, natürlich denke ich daran. Aber Pustekuchen, ich hab’s vergessen.
Die ewige Suche nach Dokumenten! Warum dauert das oft so lange? Wie kann es sein, dass Sie bei Google das Weltwissen in Sekunden abrufbar haben, in Ihrem eigenen Unternehmen aber stundenlang nach dem richtigen Dokument in der richtigen Version suchen müssen?
Seien wir ehrlich, so richtige Begeisterungsstürme löst das Thema “Arbeit mit (digitalen) Dokumenten” eher nicht aus, oder? Wir haben unlängst eine Umfrage durchgeführt und wollten wissen, was die Menschen bei der Arbeit mit Dokumenten denn am meisten nervt. Mit fast 60% wurde “Die ewige Suche nach Dokumenten” am häufigsten genannt.
Wie schön wäre es, wenn ich mich automatisch an Dokumente erinnern lassen könnte? Termine, klar, dafür kennen wir die Erinnerungen alle. Aber eine Erinnerung für ein Dokument, das wäre was!
„Wo ist denn die aktuelle Präsentationsvorlage?“ – „Hast Du mal grad das Protokoll von letzter Woche?“ – „Ich suche gerade die Rechnung der Fa. Müller für die neue Kaffeemaschine. Wo ist die denn?“ Diese Fragen lassen sich hoffentlich mit „In CenterDevice!“ beantworten. Das ist einerseits richtig, hilft aber nur bedingt weiter. Die unweigerliche Nachfrage folgt: „Wo denn in CenterDevice?“. An dieser Stelle wäre es doch großartig, einen Link auf ein Dokument verschicken zu können. Und genau das geht auch. Ganz einfach – gewusst wie:
CenterDevice soll von möglichst vielen Menschen bedient werden können. Dazu gehören selbstverständlich auch diejenigen mit einer Sehschwäche oder eine Sehbehinderung. In bestimmten Szenarien, beispielsweise in Behörden oder anderen öffentlichen Einrichtungen, kann die Unterstützung aller MitarbeiterInnen und Mitarbeiter sogar notwendig sein, damit ein Werkzeug an einem Bildschirmarbeitsplatz überhaupt eingesetzt werden darf.
