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An einem typischen Arbeitstag habe ich viel mit Dokumenten zu tun. Präsentationen, Konzepte, PDF-Dateien, Angebote … aber auch mit Video-Dateien und Bildern.
Die einzelnen Dateien teile ich mit meinen Kollegen, verschicke sie an Kunden oder Partner.
Mittlerweile denke ich nicht mehr darüber nach, welcher Weg der beste ist, das geht ganz automatisch.
Um sicher Dokumente in CenterDevice zu teilen, können Sie Benutzer in Ihren Account einladen. In diesem Howto zeige ich Ihnen, wie Sie Nutzer einladen und welche Rechte Sie vergeben können.
Außerdem erfahren Sie alles über die Benutzerrollen und -rechte.
Hat Sie die Suche nach einem dringend benötigten Dokument auch schon verzweifeln lassen? Unter zahlreichen verschiedenen Versionen finden Sie in Ihrer Ordnerstruktur einfach nicht die neueste Fassung des Dokuments. Die Suche nach der aktuellen Version einer mehrfach überarbeiteten Datei, z.B. einer Präsentation, kann frustrierend und zeitraubend sein.
Gerade als Startup oder Neugründer möchte man alles richtig machen und Workflows gleich optimal aufsetzen, das erspart Aufwand, Risiken und Fehler – bestes Beispiel ist die elektronische Rechnungsstellung.
„Wo ist denn die aktuelle Präsentationsvorlage?“ – „Hast Du mal grad das Protokoll von letzter Woche?“ – „Ich suche gerade die Rechnung der Fa. Müller für die neue Kaffeemaschine. Wo ist die denn?“ Diese Fragen lassen sich hoffentlich mit „In CenterDevice!“ beantworten. Das ist einerseits richtig, hilft aber nur bedingt weiter. Die unweigerliche Nachfrage folgt: „Wo denn in CenterDevice?“. An dieser Stelle wäre es doch großartig, einen Link auf ein Dokument verschicken zu können. Und genau das geht auch. Ganz einfach – gewusst wie:
CenterDevice soll von möglichst vielen Menschen bedient werden können. Dazu gehören selbstverständlich auch diejenigen mit einer Sehschwäche oder eine Sehbehinderung. In bestimmten Szenarien, beispielsweise in Behörden oder anderen öffentlichen Einrichtungen, kann die Unterstützung aller MitarbeiterInnen und Mitarbeiter sogar notwendig sein, damit ein Werkzeug an einem Bildschirmarbeitsplatz überhaupt eingesetzt werden darf.
Vor einigen Tagen habe ich eine Präsentation an einen wichtigen Kunden verschickt. Das E-Mail-Programm machte „wuusssschhh“ und weg war die E-Mail.
Und die Datei? Die hatte einen großen Fehler, den ich 30 Sekunden nach dem Versand der E-Mail bemerkt habe.
Verschickte E-Mails zurückholen? Das funktioniert nur bedingt, nicht in allen Programmen und überhaupt, dafür war es zu spät. Was nun?
Sie wollen Ihre Rechnungen endlich mit System archivieren, aber die Verwendung von Schlagworten erscheint umständlich?
Mit den folgenden Ratschlägen finden Sie Ihr passendes System zur Rechnungs-Organisation mit Schlagworten.
Mit einem kleinen Praxisbeispiel möchte ich in diesem Blogbeitrag kurz erläutern, wie man Dokumente sekundenschnell speichert und sekundenschnell wiederfindet.
Alles, was Sie dafür brauchen, ist ein Zugang zu CenterDevice, (den bekommen Sie hier 30 Tage kostenlos zum Testen) und die CenterDevice-App für Ihr Smartphone oder Tablet. (Hier gibt es die iOS-Version und hier die Version für Ihr Android-Gerät).
Bestimmt kennen Sie schon die Möglichkeit, Dokumente aus CenterDevice über einen Externen Link zugänglich zu machen. Damit kann man auch ohne Zugang zu Ihrem CenterDevice-Konto auf das entsprechende Dokument zugreifen. Sehr praktisch. Aber, wäre es nicht noch praktischer, wenn man die Inhalte direkt auf anderen Seiten einbetten könnte, statt sie nur zu verlinken? In diesem Blog erkläre ich, wie das geht.
