Was ist „Digitale Transformation“?

Wie haben Sie vor einigen Jahren Ihre Kunden hauptsächlich angesprochen? Über Zeitungsannoncen, Plakatwerbung, TV- oder Radio-Spots oder Flyer?
Wie haben Sie mit Ihren Kunden kommuniziert? Per Telefon oder Schriftwechsel per Post oder E-Mail?

Was ändert die digitale Transformation an der Kommunikation?

Heute spielt Zeitungswerbung in der Kundenansprache eine untergeordnete Rolle. Über die Webseite, neue Twitter- oder Facebook-Posts, Blogs, oder auch Kampagnen in Sozialen Medien erreichen Sie nun Ihre Zielgruppe.
Erreicht werden somit Menschen auf der ganzen Welt und zwar in Sekundenschnelle.
Mit der digitalen Transformation hat ein Wandel begonnen, der die Geschäftsmodelle und auch die Geschäftsprozesse aller Unternehmen digital macht und grundlegend verändern wird.

Ist die Digitalisierung etwas Neues?

Wenn wir etwas länger darüber nachdenken, fällt auf, dass die Digitalisierung eigentlich begonnen hat, seit es die ersten Computer gibt und Daten digital gespeichert werden können. Auch der Umstieg von Schallplatten und Kassetten auf CDs war eine Digitalisierung. Dieses Thema ist an sich nichts Neues, doch das Tempo der Weiterentwicklung macht dieses Thema sehr präsent.

Das hat die digitale Transformation mitgebracht:

Cloud Computing

Beim Cloud Computing muss ein Unternehmen keine eigene Hardware und Serverkapazitäten mehr bereitstellen. Dies bringt Ressourceneffizienz und Kostenreduktionen mit sich.

Mobilität

Durch Mobile Devices wie Tablets und Smartphones, das mobile Internet und die Cloud können wir auf sämtliche Daten immer und überall zugreifen.

Vernetzung

In der digitalen Transformation gibt es verschiedene Arten der Vernetzung:

1. Die Vernetzung der Menschen untereinander durch z.B. Soziale Medien und Software zum gemeinsamen Arbeiten, wodurch wir immer und überall Informationen austauschen können.
2. Zum zweiten spricht man bei Vernetzung auch häufig über Industrie 4.0, wobei es um vernetzte Maschinen und Automatisierung geht.

Intelligente Technologien

Selbstfahrende Autos, eigenständig arbeitende Maschinen, die z.B. Fehler erkennen und beheben, sind hierbei zu nennen. Das Stichwort ist auch u.a. hier wieder Industrie 4.0, die durch das Internet der Dinge, das Internet of Things (kurz IoT) geprägt sein wird. Gegenstände kommunizieren dabei über das Internet miteinander und können so eigenständig arbeiten.

Big Data

Täglich werden massenhaft neue Daten und Informationen gespeichert. Es sind so viele, dass ein einzelner sie nicht überblicken könnte und keinen Nutzen aus ihnen ziehen kann. Durch Big Data können diese Daten analysiert und nutzbar gemacht werden.

Warum spricht man bei dieser Digitalisierung von „Transformation“?

Eine Transformation findet statt, wenn etwas von einem aktuellen Zustand in einen neuen Zustand überführt wird. Wichtig ist, dass dies ein Prozess ist, der einen Anfang und ein Ende besitzt.

In der momentanen Umschwungphase halten digitale Medien zunehmend Einzug in den Alltag unserer Unternehmen und beeinflussen letztlich den Unternehmenserfolg. Sie eröffnen neue Wege und Möglichkeiten, das eigene Unternehmen mit dem Produkt bzw. der angebotenen Dienstleistung zu präsentieren und interne Abläufe zu optimieren.

„Die digitale Transformation eröffnet uns faszinierende Formen der verteilten Kommunikation.“ (Stefan Rief, Leiter des Competence Centers Workspace Innovation am Fraunhofer IAO, Quelle)

Irgendwann werden wir einen papierlosen Schreibtisch vorfinden und nur noch digital arbeiten. Zu diesem Zeitpunkt wird höchstwahrscheinlich das Ende der digitale Transformation langsam in Sicht kommen.

Was ändert eine Digitalisierung in meinem eigenen Büro?

Laut einer Umfrage von Bitcom und Aris Umfrageforschung führt die Digitalisierung in 79% der befragten Unternehmen zu einer schnelleren Kommunikation mit den Kunden und 55% der Unternehmen stellen eine höhere Effizienz fest. Dies sind nur zwei Vorteile, die vom digitalen Wandel mitgebracht werden können. Mehr zu dieser Umfrage finden Sie hier.

Vor allem die höhere Effizienz in Unternehmen wird durch einen digitalen Arbeitsplatz mit schnittstellenfreien, integrierten Prozessen erreicht. Dies gilt für alle Unternehmensbereiche, wie CRM, Abrechnung, Buchhaltung, Projekte und auch das Dokumentenmanagement. Momentan gehen pro Mitarbeiter ¼ der täglichen Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen verloren. Vermutlich kennen Sie dieses Problem, Sie stellen sich täglich die gleichen Fragen: Wo finde ich das richtige Dokument? Wer hat es zuletzt bearbeitet? Habe ich denn nun die aktuelle Version oder gibt es noch eine aktuellere?

Wenn alle Mitarbeiter immer auf die aktuellste Version eines Dokuments zugreifen können, gemeinsam daran arbeiten können, egal von welchem Ort aus, und das Dokument auch noch mit Hilfe intelligenter Suche sofort finden, hat man schon sehr viel Zeit gespart. So etwas funktioniert allerdings nur mit digitalen Dokumenten, der richtigen Software und in der Cloud. Diese drei Faktoren wiederum bringt die Digitalisierung mit sich.

Wie weit ist die digitale Transformation heute fortgeschritten?

Trotz vieler Vorteile ist die Digitalisierung noch nicht gänzlich in die Unternehmen vorgedrungen, viele Unternehmen scheuen noch den Schritt ins digitale Zeitalter. Doch vollzieht sich digitale Transformation nicht von heute auf morgen. Es handelt sich um einen langsamen Prozess, den ein Unternehmen auf dem Weg zur schrittweisen Digitalisierung durchlaufen muss. Dabei müssen Sie nicht alle Abläufe Ihres Unternehmens gleichzeitig umstellen. Sie können nacheinander einzelne Bereiche herausnehmen und vorsichtig mit der Digitalisierung beginnen. Weitere Tipps finden Sie hier.

Rund 80% der deutschen Unternehmen haben den Anschluss an die digitale Welt noch nicht gefunden, besagt eine Studie der Unternehmensberatung Arthur D. Little von Dezember 2015. Viele versuchen zwar auf digitale Trends zu reagieren, haben aber keine Vision und keinen Fahrplan, wo genau sie hinmöchten. Lediglich 20% der befragten Unternehmen verstehen es die Digitalisierung mit einem durchdachten Konzept umzusetzen.

Besonders bei den Papierdokumenten geht die Digitalisierung nur schleppend voran. Fast jedes zweite Dokument findet sich auch heute auf Papier, obwohl doch viele Unternehmen schon viel weiter sein wollten. Gründe dafür sind vor allem Kundenpräferenzen und gesetzliche Vorgaben. Daher bleibt die Digitalisierung dokumentenintensiver Prozesse eine der ersten Prioritäten in den meisten Unternehmen.

Wichtig: Die digitale Transformation wird nicht erst noch kommen…. Wir sind schon mitten drin.