Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen und Unternehmensdokumente

Wie lang muss eine Rechnung aufgehoben werden? Wie lange ein Beleg? Und was ist mit E-Mails und geschäftlicher Korrespondenz?

Gerade Neu-/Jung-Unternehmer oder Gründer müssen sich die Frage nach Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen und Unternehmensdokumente stellen.

In diesem Artikel gehe ich auf die verschiedenen Fristen und Sonderfälle ein, die Form der Aufbewahrung, den Aufbewahrungsort und die Konsequenzen bei Verstößen gegen die Aufbewahrungspflicht.

Dieser Artikel ersetzt natürlich keine Rechtsberatung. Bei tiefergehenden Fragen wenden Sie sich bitte an einen Steuerberater oder einen Rechtsanwalt

Jeder Gewerbetreibende ist dazu verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzuheben.

Dabei unterscheidet man in Fristen von sechs und von 10 Jahren. Die Grundlagen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen finden Sie im Steuerrecht und im Handelsrecht.

Beim Steuerrecht werden die Vorgaben in der Abgabenordnung (AO), beim Handelsrecht im HGB (Handelsgesetzbuch) geregelt.

Exkurs: Wer ist zur Buchführung verpflichtet?

Genaueres finden wir dazu im HGB § 238 Buchführungspflicht

• Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen. (…)

Buchführungspflicht besteht für

• Kaufleute (Einzelkaufmann e. K.*, OHG, KG)
• Kapitalgesellschaften (GmbH, AG)
• Land- und Forstwirte, die bestimmte Grenzwerte überschreiten
• gewerblich Tätige (Nicht-Kaufleute), die bestimmte Umsatz- und Gewinngrenzen überschreiten

Welche Unterlagen muss ich aufheben?

Welche Unterlagen ein steuerpflichtiger Unternehmer aufbewahren muss, sind in § 147 AO genau aufgelistet.

Abgabenordnung (AO)

• 147 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen

Die Aufbewahrungsfrist für 10 Jahre besteht für

• Buchungsbelege (das sind alle Unterlagen über die einzelnen Geschäftsvorfälle)
• Rechnungen bzw. Rechnungskopien
• Lieferscheine
• Auftragszettel
• Lohn- und Gehaltslisten, Lohnabrechnungen
• Vertragsurkunden
• Zahlungsanweisungen
• Quittungen
• Kontoauszüge
• Kassenberichte
• Wechsel, Schecks und Buchungsanweisungen
• Warenbestandsaufnahmelisten
• Jahresabschlusslisten
• Reisekostenabrechnungen
• Steuerbescheide, Gebühren und Beiträge
• Kommissionslisten
• Werkstattabrechnungen
• Preislisten
• Saldenlisten oder –bestätigungen
• Zinsrechnungen
• Belastungs- und Gutschriftsnoten
• Aktennotizen
• Protokolle, Prüfungsberichte
• Eigenbelege

Auch die folgenden Unterlagen sind 10 Jahre aufzubewahren:

• Bücher und Aufzeichnungen,
• Inventare,
• Jahresabschlüsse,
• Lageberichte,
• die Eröffnungsbilanz sowie dazugehörigen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen.

Die Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren besteht für

• empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe,
• Wiedergaben der verschickten Handels- oder Geschäftsbriefe,
• sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Unter bestimmten Voraussetzungen können die Aufbewahrungsfristen auch verlängert werden.

Es kann erforderlich sein, die Unterlagen noch aufzuheben, wenn

• eine Außenprüfung schon begonnen hat,
• eine Steuerfestsetzung vorläufig nach § 165 AO ist
• bei steuerstrafrechtlichen Ermittlungen.

Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?

Die Antwort finden wir in § 257 HGB.
Aufbewahrung von Unterlagen. Aufbewahrungsfristen

(5) Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluß des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluß festgestellt, der Einzelabschluss nach § 325 Abs. 2a oder der Konzernabschluß aufgestellt, der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist.

Wie müssen geschäftliche Dokumente aufbewahrt werden?

Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse und der Eröffnungsbilanz (§ 147 Abs. 2 AO) dürfen Sie alle Unterlagen auf Datenträgern speichern. Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen sind im Original aufzubewahren.

Alle Rechnungen, Handels- und Geschäftsbriefe, die Sie erhalten, müssen Sie so aufheben, dass sie bildlich mit dem Original übereinstimmen (§§ 14, 14b UStG)

Sie müssen zusätzlich sicherstellen, dass die Daten tatsächlich 10 Jahre lang lesbar sind. Für einige Zolldokumente gelten Sonderregelungen.

Als Steuerpflichtiger sind Sie für die Aufbewahrung zuständig und müssen gewährleisten, dass die Dokumente immer und zu jeder Zeit eingesehen werden können.

Belege und Originale, die auf Thermopapier gedruckt sind, sollten Sie in jedem Fall scannen oder kopieren, da diese mit der Zeit verblassen und nicht mehr lesbar werden.

Wo müssen die Schriftstücke aufbewahrt werden?

Nach den steuerrechtlichen Vorschriften (§ 146 Abs. 2 AO) sind die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen grundsätzlich in Deutschland aufzubewahren.

In Ausnahmefällen ist eine Aufbewahrung auch außerhalb Deutschlands möglich. Weitere Informationen finden Sie hier https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__146.html

Im Handelsgesetzbuch ist kein bestimmter Ort für die Aufbewahrung vorgegeben, allerdings „(…) muss insbesondere sichergestellt sein, dass die Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können. (§ 239 Abs. 4 S. 2 HGB).“

Für die sichere Aufbewahrung aller digitalen Dokumente bietet sich ein Cloudspeicher an. Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten lesen Sie im Artikel „Entscheidungskriterien für Cloudspeicher„

Welche Folgen haben Verstöße gegen die Aufbewahrungspflicht?

Verstöße gegen die Aufbewahrungspflicht können schwerwiegende Folgen haben. Sie stellen zugleich Verstöße gehen die Buchführungs- bzw. Aufzeichnungspflichten dar.

Stehen aufbewahrungspflichtige Unterlagen nicht zur Verfügung, sind die Finanzbehörden berechtigt, aufgrund fehlender Beweiskraft der Buchführung die Besteuerungsgrundlagen zu schätzen (§ 162 AO).

Als Grundlage können hier z. B. Vergleichszahlen aus den entsprechenden Branchen herangezogen werden.

Mit den folgenden Sanktionen müssen Sie rechnen, wenn Sie gegen die Buchführungspflichten verstoßen:

• Verfolgung von Insolvenzstraftaten nach § 283 ff. Strafgesetzbuch (StGB)
• Verfolgung nach den für die jeweiligen Rechtsformen maßgebenden Vorschriften, §399 ff. AktG, §82 GmbHG, §147 des Genossenschaftsgesetzes
• Verfolgung wegen Urkundenunterdrückung, sofern Buchführungsunterlagen vernichtet, beschädigt oder den Finanzbehörden im Rahmen der Prüfung für steuerliche Zwecke vorenthalten werden, §274 StGB
• Bei Vorliegen der jeweiligen weiteren Voraussetzungen kann die Verletzung von Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten auch steuerstrafrechtliche oder ordnungswidrigkeitsrechtliche Folgen haben (§370, §378, §379 AO).